Le Associazioni Sportive Dilettantistiche (ASD) sono organizzazioni senza scopo di lucro che promuovono attività sportive a livello amatoriale. La gestione di un’ASD è affidata a un’assemblea dei soci, che ha il compito di prendere le decisioni più importanti, tra cui l’elezione degli organi sociali. In questo articolo, analizzeremo nel dettaglio come si svolge un’assemblea dei soci di un’ASD per il rinnovo delle cariche sociali, con particolare attenzione alle diverse modalità di votazione.

Convocazione dell’assemblea

La convocazione dell’assemblea dei soci per il rinnovo delle cariche sociali deve avvenire con un preavviso così come previsto dallo Statuto (normalmente  almeno 15 giorni rispetto alla data fissata per la riunione). La convocazione può essere effettuata tramite lettera raccomandata, posta elettronica certificata (PEC) o pubblicazione sul sito web dell’associazione. Nella convocazione devono essere indicati la data, l’ora, il luogo dell’assemblea e l’ordine del giorno, che in questo caso includerà il punto relativo al rinnovo delle cariche sociali.

Costituzione  e svolgimento dell’assemblea

Nel giorno e ora stabiliti, l’assemblea si considera validamente costituita se è presente il numero di soci previsto dallo statuto (quorum costitutivo). In genere è richiesta la maggioranza degli aventi diritto al voto.

All’inizio dei lavori viene nominato un presidente di assemblea, che può essere il presidente dell’associazione o un altro socio. Viene nominato anche un segretario con il compito di redigere il verbale.

L’assemblea dei soci per il rinnovo delle cariche sociali si svolge solitamente in seduta ordinaria. Il presidente dell’associazione, o in sua assenza il vicepresidente, presiede la riunione e discute i punti all’ordine del giorno, chiedendo ai soci la loro approvazione. Il segretario, nominato dall’assemblea, ha il compito di redigere il verbale contenente le decisioni prese.

Per la validità dell’assemblea in prima convocazione, è richiesta la presenza della maggioranza dei soci iscritti nel libro soci. In seconda convocazione, invece, non è previsto un quorum specifico. Le deliberazioni dell’assemblea ordinaria sono prese a maggioranza dei presenti.

Elezione delle cariche sociali

Durante l’assemblea, i soci procedono all’elezione delle cariche sociali, che solitamente includono il consiglio direttivo, il presidente e il vicepresidente. Il consiglio direttivo è composto da un numero variabile di membri, generalmente da 3 a 7, e ha il compito di gestire l’associazione.

Le cariche sociali sono elettive e hanno una durata definita dallo statuto dell’ASD, solitamente di 4 anni. I soci interessati a candidarsi per una carica sociale devono presentare la propria candidatura prima dell’assemblea, secondo le modalità previste dallo statuto.

Candidature e votazioni

Si passa quindi al punto all’ordine del giorno relativo al rinnovo delle cariche. Il presidente illustra le modalità di voto previste dallo statuto o dal regolamento elettorale.Solitamente tutti i soci in regola con il pagamento della quota associativa hanno diritto di voto e possono candidarsi alle cariche sociali. I candidati possono essere proposti dal consiglio uscente oppure presentarsi autonomamente.Le votazioni possono svolgersi in vari modi, ad esempio:

• Per alzata di mano: i soci alzano la mano per esprimere il proprio voto a favore di un candidato. È il metodo più semplice ma meno riservato.
• Per scrutinio segreto: i soci esprimono il voto su una scheda che viene poi inserita in un’urna e scrutinata al termine. Garantisce maggiore riservatezza.
• Per acclamazione: se c’è una sola candidatura per una carica, l’assemblea può approvarla per acclamazione senza procedere a votazione.
• Voto elettronico: alcune ASD utilizzano sistemi di voto elettronico che permettono ai soci di votare online anche se non presenti fisicamente.

Esempio di votazione a scrutinio segreto per il consiglio direttivo:

• Vengono raccolte le candidature nei giorni precedenti l’assemblea
• Viene predisposta una scheda con i nomi dei candidati
• Ciascun socio vota indicando un numero di preferenze pari al numero di consiglieri da eleggere
• Le schede vengono scrutinate e vengono eletti i candidati che hanno ottenuto più voti

Delega del voto

In caso di impossibilità a partecipare all’assemblea, i soci possono delegare un altro socio a votare per loro conto. La delega deve essere scritta e firmata dal socio delegante e deve essere consegnata al presidente dell’assemblea prima dell’inizio della votazione. Lo statuto dell’ASD può prevedere limiti al numero di deleghe che ciascun socio può ricevere.

Proclamazione degli eletti

Al termine delle votazioni il presidente proclama gli eletti alle varie cariche. Nel caso del consiglio direttivo, solitamente è lo stesso consiglio neo-eletto a nominare al suo interno il presidente, il vicepresidente, il segretario e gli altri ruoli previsti dallo statuto.

Chiusura dell’assemblea

Ultimate le votazioni e le nomine, il presidente dichiara chiusa l’assemblea. Il verbale viene firmato dal presidente e dal segretario e conservato agli atti dell’associazione.

Esempio pratico

Immaginiamo che l’ASD “Sport per tutti” debba rinnovare le cariche sociali durante l’assemblea annuale dei soci. La convocazione viene inviata via email a tutti i soci 20 giorni prima della data fissata per l’assemblea, indicando che si procederà all’elezione del nuovo consiglio direttivo composto da 5 membri.

All’assemblea sono presenti 30 soci su un totale di 50 iscritti. Altri 10 soci hanno inviato la propria delega a soci presenti. Si raggiunge così il quorum necessario per la validità dell’assemblea in prima convocazione.

Dopo la discussione dei punti all’ordine del giorno, si procede con l’elezione del consiglio direttivo. Sono state presentate 8 candidature. Si decide di adottare la modalità di votazione segreta con schede. Ogni socio riceve una scheda su cui indicare i nomi di 5 candidati. Le schede vengono raccolte in un’urna e scrutinate al termine della votazione. Risultano eletti i 5 candidati che hanno ottenuto il maggior numero di preferenze.

Il nuovo consiglio direttivo si riunisce subito dopo l’assemblea per eleggere al suo interno il presidente e il vicepresidente dell’associazione.

Conclusioni

Il rinnovo delle cariche sociali è un momento fondamentale per la vita di un’ASD. Attraverso l’assemblea i soci esercitano democraticamente il loro diritto di scegliere chi amministrerà l’associazione nel prossimo mandato.

È importante che tutto il procedimento si svolga nel rispetto delle regole statutarie e dei principi di trasparenza, partecipazione e democrazia che sono alla base dell’associazionismo sportivo.

Uno statuto ben fatto, che disciplini in modo chiaro le modalità elettorali, e una conduzione corretta dell’assemblea sono presupposti fondamentali per il buon funzionamento dell’associazione.

Domande e Risposte

D: Ogni quanto tempo deve essere convocata l’assemblea dei soci per il rinnovo delle cariche sociali?
R: Solitamente, l’assemblea per il rinnovo delle cariche sociali viene convocata ogni 4 anni, ma la durata precisa delle cariche è definita nello statuto dell’ASD.

D: Cosa succede se non si raggiunge il quorum necessario per la validità dell’assemblea in prima convocazione?
R: Se non si raggiunge il quorum in prima convocazione, l’assemblea può comunque svolgersi in seconda convocazione, per la quale non è previsto un quorum specifico.

D: Cosa succede se un’ASD non rinnova le cariche sociali alla scadenza prevista?

R: Se l’ASD non procede al rinnovo delle cariche entro i termini stabiliti dallo statuto, gli organi in carica decadono e l’associazione si trova in una situazione di irregolarità. Questo può comportare problemi nella gestione ordinaria e nei rapporti con gli enti affilianti (Coni, federazioni). È necessario convocare al più presto un’assemblea per rinnovare le cariche e ripristinare la regolarità.

D: Tutti i soci di un’ASD hanno sempre diritto di voto in assemblea?

R: Solitamente sì, ma dipende da quanto previsto dallo statuto. In alcuni casi può essere richiesta un’anzianità minima di associazione per avere diritto al voto (es. essere socio da almeno 3 mesi). Inoltre il diritto di voto è subordinato al regolare pagamento delle quote sociali. I soci morosi possono essere esclusi dal voto.

D: Il voto per delega è ammesso nelle assemblee delle ASD?

R: Anche in questo caso bisogna vedere cosa prevede lo statuto. In genere il voto per delega è ammesso, ma con alcuni limiti: ogni socio non può avere più di 1-2 deleghe e le deleghe devono essere conferite per iscritto a un altro socio.

D: Possono partecipare all’assemblea e votare anche i soci minorenni?
R: Sì, tutti i soci regolarmente iscritti nel libro soci e in regola con il pagamento della quota associativa hanno diritto a partecipare e votare in assemblea, compresi i minorenni.

D: È possibile votare tramite posta elettronica o altri mezzi a distanza?
R: Lo statuto dell’ASD può prevedere la possibilità di partecipare all’assemblea e votare tramite mezzi di telecomunicazione, purché sia garantita l’identificazione dei soci e la sicurezza delle comunicazioni.

D: Come deve essere redatto il verbale dell’assemblea?

R: Il verbale deve contenere:

• data, ora e luogo dell’assemblea
• elenco dei soci presenti e verificata del quorum costitutivo
• nominativo di chi presiede e di chi verbalizza
• ordine del giorno
• discussione sui vari punti e relative delibere approvate
• esito delle votazioni con indicazione di voti favorevoli, contrari, astenuti
• ora di chiusura dell’assemblea
• firme del presidente e del segretario

Il verbale va trascritto nel libro verbali assemblee dell’associazione.