L’Agenzia delle Entrate ha recentemente introdotto importanti novità riguardanti la sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti durante i controlli fiscali. Con il Provvedimento n. 372380 del 30 settembre 2024, l’Agenzia ha definito le modalità operative per l’attuazione di quanto previsto dal nuovo articolo 38-bis del D.P.R. n. 600/1973, che ha introdotto la possibilità di firmare digitalmente tali documenti.
Il contesto normativo e gli obiettivi
Questa innovazione si inserisce nel più ampio processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, con l’obiettivo di rendere più efficienti e rapide le procedure amministrative. Le nuove disposizioni mirano a semplificare e modernizzare le modalità di sottoscrizione dei verbali, prevedendo un sistema flessibile che tiene conto sia dei contribuenti in possesso di firma digitale, sia di quelli che ne sono sprovvisti.
Procedura per contribuenti con firma digitale
Per i contribuenti dotati di firma digitale, il processo si articola in diverse fasi. Inizialmente, il personale dell’Agenzia invia il documento dalla propria email istituzionale all’indirizzo di posta elettronica ordinaria del contribuente o del suo delegato. Il contribuente procede quindi alla firma digitale del documento in formato CADES e lo rinvia all’indirizzo email del funzionario. A questo punto, il personale dell’Agenzia verifica l’integrità del documento e appone la propria firma digitale. Infine, il documento firmato viene protocollato e inviato al domicilio digitale del contribuente o, su richiesta, all’indirizzo PEC del delegato.
Nel caso in cui il contribuente non disponga di un indirizzo PEC registrato in elenchi pubblici, il documento può essere consegnato a mano o inviato tramite raccomandata A/R.
Procedura per contribuenti senza firma digitale
Per i contribuenti sprovvisti di firma digitale, la procedura prevede innanzitutto la firma analogica del documento cartaceo da parte del contribuente. Successivamente, il personale dell’Agenzia crea una copia informatica del documento analogico, attestandone la conformità. Il funzionario appone quindi la propria firma digitale sulla copia informatica. Infine, il contribuente riceve una copia analogica del documento con contrassegno elettronico.
Gestione del rifiuto di sottoscrizione
Il provvedimento disciplina anche i casi in cui il contribuente rifiuti di firmare il verbale. In queste situazioni, il funzionario annota nel verbale il rifiuto e le motivazioni addotte dal contribuente. Il documento viene quindi firmato digitalmente solo dal personale dell’Agenzia e consegnato al contribuente secondo le modalità previste per i documenti firmati solo digitalmente. In caso di rifiuto della consegna, l’Agenzia può procedere all’invio tramite raccomandata A/R o PEC al domicilio digitale del contribuente.
Conclusione
L’introduzione della firma digitale per i processi verbali rappresenta un significativo passo avanti nella modernizzazione delle procedure fiscali. Questa innovazione offre vantaggi in termini di efficienza, rapidità e sicurezza nella gestione documentale, allineando le pratiche dell’Agenzia delle Entrate agli standard di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.
