Con l’approvazione della Legge di Bilancio 2025, si introduce un cambiamento significativo in materia fiscale per imprese e professionisti. A partire dal 1° gennaio 2025, le spese di trasferta e rappresentanza saranno deducibili solo se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili. Questa misura, che modifica gli articoli 95 e 108 del TUIR, mira a rafforzare la trasparenza fiscale e a combattere l’evasione, imponendo un maggiore rigore nella gestione delle spese aziendali.

Le Novità Normative

La nuova disposizione prevede che tutte le spese relative a trasferte (vitto, alloggio, trasporti, ecc.) e rappresentanza (eventi promozionali, regali aziendali, ecc.) siano deducibili solo se pagate con metodi tracciabili. Tra i mezzi ammessi rientrano bonifici bancari o postali, carte di credito o debito, assegni bancari o circolari e altri strumenti elettronici previsti dal D.Lgs. n. 241/1997.L’obiettivo principale è quello di contrastare la deduzione indebita di costi non documentati o non realmente sostenuti. Per questo motivo, il pagamento in contanti non sarà più sufficiente per ottenere la deducibilità fiscale.

Implicazioni per Aziende e Professionisti

Questa riforma avrà un impatto rilevante sull’organizzazione interna delle imprese, che dovranno adeguare i propri processi amministrativi per garantire la conformità alla normativa. Le principali implicazioni includono:

• Adeguamento delle procedure interne: Le aziende dovranno aggiornare le proprie policy relative ai rimborsi spese, introducendo l’obbligo di utilizzo di strumenti tracciabili.
• Formazione del personale: Dipendenti e collaboratori dovranno essere informati sull’importanza di utilizzare pagamenti tracciabili per tutte le spese aziendali.
• Conservazione della documentazione: Sarà necessario mantenere una registrazione accurata delle ricevute e dei giustificativi di pagamento per dimostrare la tracciabilità delle spese.

Per le imprese più strutturate, che già adottano sistemi avanzati di gestione contabile e fatturazione elettronica, l’impatto sarà probabilmente contenuto. Tuttavia, le aziende di minori dimensioni potrebbero affrontare maggiori difficoltà nell’adeguarsi alle nuove regole.

Eccezioni alla Regola

Nonostante l’obbligo generale di tracciabilità, la normativa prevede un’eccezione: qualora le spese non siano tracciabili ma vengano interamente tassate come reddito in capo al dipendente o collaboratore che le ha sostenute, sarà comunque possibile dedurle. Tuttavia, questa soluzione risulta penalizzante per il lavoratore, poiché aumenta la sua base imponibile IRPEF.

Un Circolo Virtuoso tra Trasparenza e Conformità

L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità punta a generare un “circolo virtuoso” tra imprese e fornitori di servizi (come albergatori, ristoratori o noleggiatori). Le aziende saranno incentivate a richiedere documentazione fiscale corretta ai fornitori per poter dedurre i costi. Questo meccanismo crea un conflitto d’interessi positivo: da un lato i contribuenti avranno interesse a ottenere prove di spesa valide; dall’altro i fornitori saranno indotti a rispettare le regole contabili.

Esempio Pratico

Un’azienda organizza una trasferta per un dipendente includendo pernottamenti in hotel e pasti al ristorante. Per dedurre tali spese:

1. Il dipendente deve effettuare i pagamenti con carta aziendale o altri strumenti tracciabili.
2. L’hotel e il ristorante devono emettere fatture conformi.
3. L’azienda conserva tutta la documentazione (fatture e ricevute) insieme alla prova del pagamento tracciabile.

Se uno dei passaggi viene meno – ad esempio il pagamento avviene in contanti – l’azienda perderà il diritto alla deducibilità fiscale.

Conclusioni

La riforma introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 non si limita ad aumentare il carico burocratico per le imprese, ma rappresenta un passo verso una maggiore trasparenza fiscale. Pur comportando inizialmente un aggravio organizzativo, queste misure mirano a ridurre fenomeni evasivi e a promuovere una gestione più rigorosa delle spese aziendali.Le aziende sono quindi chiamate a prepararsi tempestivamente all’entrata in vigore della norma, aggiornando procedure interne e sistemi informatici per garantire la piena conformità alle nuove regole. Tag suggeriti: deducibilità spese trasferta, spese rappresentanza 2025, pagamenti tracciabili obbligatori, legge bilancio 2025