Il percorso di approvazione del bilancio d’esercizio rappresenta un momento cruciale nella vita di ogni società. Questo articolo  guiderà attraverso tutte le fasi di questo processo, dai primi passi della redazione fino all’approvazione finale, con particolare attenzione alle scadenze del 2025 per i bilanci relativi all’esercizio 2024. La normativa prevede tempistiche precise che variano in base alla presenza o meno dell’organo di controllo, offrendo anche la possibilità di estendere i termini in casi specifici. Scopriremo insieme le modalità di convocazione e svolgimento dell’assemblea, anche alla luce delle recenti semplificazioni introdotte dal Decreto Milleproroghe che consente lo svolgimento delle assemblee tramite mezzi di telecomunicazione.

Il processo iniziale: dalla redazione alla trasmissione

Il cammino verso l’approvazione del bilancio comincia con un passaggio fondamentale: la redazione del progetto di bilancio da parte dell’organo amministrativo. Questo documento, cardine della comunicazione finanziaria societaria, comprende quattro elementi essenziali: lo Stato patrimoniale, il Conto economico, la Nota integrativa e il Rendiconto finanziario. Parallelamente, gli amministratori redigono la relazione sulla gestione, documento narrativo che illustra l’andamento della società.

Una volta completati questi documenti, scatta la prima scadenza significativa: la trasmissione all’organo di controllo, che sia collegio sindacale o revisore. La normativa civilistica impone un anticipo di almeno 30 giorni rispetto alla data dell’assemblea che approverà il bilancio, come sancito dall’articolo 2429 del codice civile. Questo intervallo temporale serve a consentire ai controllori di esaminare approfonditamente la documentazione e formulare eventuali osservazioni.

Per le società che chiudono l’esercizio al 31 dicembre 2024, considerando il termine ordinario di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio per l’approvazione del bilancio, la data ultima per la convocazione dell’assemblea sarà il 30 aprile 2025. Di conseguenza, la trasmissione all’organo di controllo dovrà avvenire entro il 31 marzo 2025.

Va precisato che questo vincolo temporale non sussiste per le società prive dell’organo di controllo, per le quali sarà sufficiente rispettare il termine di deposito presso la sede sociale nei 15 giorni precedenti l’assemblea.

La fase di controllo e il deposito pre-assembleare

Ricevuti i documenti di bilancio, l’organo di controllo ha il compito di redigere la propria relazione. Il termine per completare questa attività non è esplicitamente stabilito dalla legge, ma si ricava indirettamente dalla norma che prevede il deposito della documentazione completa, inclusa la relazione dell’organo di controllo, presso la sede sociale almeno 15 giorni prima dell’assemblea.

Facendo un esempio pratico: se l’assemblea è convocata per il 30 aprile 2025 e i documenti sono stati trasmessi all’organo di controllo il 31 marzo 2025, quest’ultimo avrà tempo fino al 14 aprile 2025 per completare la propria relazione. A partire da questa data, il progetto di bilancio, la relazione sulla gestione e la relazione dell’organo di controllo devono restare depositati presso la sede sociale per permettere ai soci di prenderne visione.

Questo deposito rappresenta un diritto essenziale dei soci, che possono così informarsi adeguatamente prima di partecipare all’assemblea chiamata a deliberare sull’approvazione del bilancio. La documentazione deve rimanere disponibile non solo nei 15 giorni precedenti l’assemblea, ma anche fino alla data dell’approvazione.

I termini di approvazione: ordinari e straordinari

La normativa civilistica prevede due possibili termini per l’approvazione del bilancio d’esercizio:

• Termine ordinario: 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, che per le società con esercizio coincidente con l’anno solare comporta la scadenza al 30 aprile 2025 per il bilancio 2024.
• Termine straordinario: 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, che sposta la scadenza al 29 giugno 2025.

Il ricorso al termine straordinario non è automatico ma subordinato a precise condizioni. Innanzitutto, questa possibilità deve essere prevista dallo statuto societario. La semplice presenza della clausola non è però sufficiente: devono sussistere anche ragioni sostanziali che giustifichino il differimento, ovvero:

• L’obbligo di redazione del bilancio consolidato;
• Particolari esigenze legate alla struttura o all’oggetto della società.

È bene sottolineare che lo statuto deve prevedere solo la possibilità di ricorrere al maggior termine, senza necessità di specificare preventivamente le cause che potrebbero legittimare tale differimento. Sarà compito degli amministratori, nel momento in cui decidono di avvalersi di questa facoltà, documentare e motivare adeguatamente la ricorrenza di una delle condizioni previste dalla legge.

Le novità introdotte dal Decreto Milleproroghe

Un aspetto particolarmente rilevante per l’approvazione dei bilanci 2024 riguarda le modalità di svolgimento dell’assemblea. Il Decreto Milleproroghe (D.L. 202/2024, convertito nella L. 15/2025, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 24 febbraio 2025) ha esteso fino al 31 dicembre 2025 le semplificazioni introdotte durante il periodo pandemico dall’articolo 106 del D.L. 18/2020.

Queste misure, inizialmente concepite come temporanee, sono state progressivamente prorogate, dimostrando la loro utilità pratica anche al di là dell’emergenza sanitaria. Per Spa, Sapa, Srl, società cooperative e mutue assicuratrici, le principali semplificazioni consentono:

• L’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza;
• La partecipazione all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione;
• Lo svolgimento dell’assemblea anche esclusivamente tramite mezzi di telecomunicazione, senza necessità che presidente, segretario o notaio si trovino nel medesimo luogo.

Queste modalità possono essere adottate anche in deroga a diverse disposizioni statutarie, rappresentando una significativa facilitazione organizzativa per le società.

Particolarità per le Società a responsabilità limitata

Le Srl godono di un’ulteriore semplificazione: possono consentire, anche in deroga all’articolo 2479, comma 4 del codice civile e a eventuali disposizioni statutarie contrarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto.

Questa possibilità riflette la maggiore flessibilità organizzativa generalmente riconosciuta alle Srl rispetto ad altre forme societarie. La consultazione scritta e il consenso espresso per iscritto rappresentano modalità decisionali alternative all’assemblea tradizionale, particolarmente utili quando si tratta di deliberare su tematiche per le quali non sia strettamente necessario un confronto dialettico tra i soci.

Anche in questo caso, la facoltà di utilizzare queste modalità semplificate è stata prorogata fino al 31 dicembre 2025, offrendo alle Srl uno strumento aggiuntivo di flessibilità per l’approvazione del bilancio 2024.

Esempi pratici: calcolo delle scadenze

Per rendere più chiara l’applicazione delle norme descritte, vediamo alcuni esempi pratici di calcolo delle scadenze per l’approvazione del bilancio 2024:

Esempio 1: Società con organo di controllo, termine ordinario

• Chiusura esercizio: 31 dicembre 2024.
• Termine per approvazione bilancio: 30 aprile 2025 (120 giorni).
• Termine per trasmissione documenti all’organo di controllo: 31 marzo 2025 (30 giorni prima).
• Termine per deposito presso sede sociale: 14 aprile 2025 (15 giorni prima).

Esempio 2: Società con organo di controllo, termine straordinario

• Chiusura esercizio: 31 dicembre 2024.
• Termine per approvazione bilancio: 29 giugno 2025 (180 giorni).
• Termine per trasmissione documenti all’organo di controllo: 30 maggio 2025 (30 giorni prima).
• Termine per deposito presso sede sociale: 13 giugno 2025 (15 giorni prima).

Esempio 3: Società senza organo di controllo

• Chiusura esercizio: 31 dicembre 2024.
• Termine per approvazione bilancio: 30 aprile 2025 (120 giorni).
• Termine per deposito presso sede sociale: 14 aprile 2025 (15 giorni prima).

Modalità operative dell’assemblea digitale

Le semplificazioni introdotte dal Decreto Milleproroghe meritano un approfondimento sulle modalità operative. Lo svolgimento dell’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione richiede alcune accortezze tecniche e organizzative.

La società deve garantire:

• L’identificazione certa dei partecipanti,
• La loro effettiva partecipazione alla discussione,
• L’esercizio del diritto di voto in tempo reale.

Gli strumenti più comunemente utilizzati sono le piattaforme di videoconferenza che consentono la condivisione di documenti, la registrazione delle presenze e sistemi di votazione integrati. È consigliabile predisporre una procedura scritta che definisca le modalità di accesso, identificazione e partecipazione, da comunicare preventivamente ai soci insieme all’avviso di convocazione.

La verbalizzazione dell’assemblea svolta con modalità telematiche richiede particolare attenzione. Il verbale dovrà dare atto delle modalità con cui si è svolta la riunione, delle persone collegate, delle modalità di accertamento dell’identità dei partecipanti e dell’espressione del voto.

Conclusioni e raccomandazioni pratiche

Il percorso di approvazione del bilancio 2024 si presenta ricco di scadenze e adempimenti che richiedono un’attenta pianificazione. La possibilità di ricorrere a modalità semplificate di svolgimento dell’assemblea offre un’opportunità di efficienza organizzativa che le società farebbero bene a cogliere.

Per gli amministratori e i professionisti coinvolti nel processo, è consigliabile:

• Predisporre un calendario dettagliato delle scadenze rilevanti,
• Verificare preventivamente lo statuto in relazione alla possibilità di ricorso al termine straordinario,
• Documentare adeguatamente le eventuali cause che giustificano il differimento,
• Pianificare con anticipo le modalità di svolgimento dell’assemblea, predisponendo le necessarie procedure operative.

Il rispetto puntuale di questi adempimenti non solo garantisce la conformità alle norme di legge, ma contribuisce anche a una gestione trasparente ed efficiente della vita societaria, a beneficio di tutti gli stakeholder.

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