Il 29 febbraio 2024 scade il termine per la conservazione dei registri contabili relativi al 2022 da parte dei contribuenti in regime ordinario. Analizziamo in dettaglio gli adempimenti previsti.
Normative e Procedure di Conservazione dei Registri Contabili
La normativa italiana, in particolare l’articolo 7, comma 4-quater, del Decreto Legislativo n. 357/94, prescrive che la conservazione dei registri contabili può essere effettuata esclusivamente in formato elettronico, senza l’obbligo di trasposizione cartacea. Questo significa che i registri quali il libro giornale, il libro degli inventari, i registri IVA, e altri documenti fondamentali, devono essere mantenuti in modo da garantire la loro integrità, immodificabilità, e pronta reperibilità.
Termine per la conservazione
La conservazione dei registri contabili in formato elettronico, come il registro IVA, il giornale e i mastri, deve essere effettuata entro il 29 febbraio 2024, terzo mese successivo al termine di presentazione del modello Redditi 2023.
Modalità di conservazione ammesse
I registri contabili 2022 possono essere:
- conservati in formato elettronico, nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale;
- stampati su supporti cartacei.
I registri elettronici possono non essere stampati fino al 29 febbraio 2024, salvo esplicita richiesta degli organi di controllo. Il Decreto Semplificazioni ha previsto la possibilità di conservazione digitale dei registri contabili anche in assenza dei requisiti normativi.
Le semplificazioni previste dal D.L n.73/2022
Detto ciò con il D.L. n. 73/2022 , c.d. decreto semplificazioni è stato previsto che oltre alla tenuta, si consente anche la conservazione telematica dei registri contabili con sistemi elettronici su qualsiasi supporto, anche in difetto di conservazione sostitutiva digitale, effettuata ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale.
Requisiti per la validità della conservazione elettronica
Per la validità della conservazione digitale dei registri contabili è necessario garantire:
- Immodificabilità e integrità dei documenti
- Apposizione della marca temporale entro il 3 mesi dal termine previsto per la trasmissione della dichiarazione dei redditi di periodo
- Autenticità e leggibilità dei documenti
- Possibilità di ricerca e reperimento dei documenti
Esempio pratico
La Società Alfa conserva in formato digitale il registro IVA 2022. Entro il 29/02/2024 deve:
- Chiudere il file del registro IVA in formato non modificabile
- Apporre la marca temporale entro il 29/02/2024
- Garantire integrità, autenticità e leggibilità del documento
- Consentire la ricerca e l’estrazione del registro IVA
Domande e Risposte
D: La conservazione dei registri contabili elettronici richiede specifici standard tecnologici?
R: Sì, i documenti devono essere mantenuti in sistemi che garantiscano la loro integrità, autenticità e disponibilità nel tempo come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e altre normative pertinenti.
D: Qual è il termine ultimo per la conservazione dei registri del 2022?
R: I registri contabili del 2022 devono essere conservati digitalmente entro il 29 febbraio 2024.
D: Cosa succede in caso di mancata conservazione dei registri nei termini previsti?
R: La mancata conservazione dei registri nei termini può portare a sanzioni da parte delle autorità fiscali, nonché compromettere la capacità di difesa dell’azienda in caso di verifiche.
