Nel complesso panorama del commercio al dettaglio, la gestione dei resi merce rappresenta un aspetto di cruciale importanza, che richiede una particolare attenzione dal punto di vista fiscale e contabile. L’Agenzia delle Entrate, con la sua risposta all’interpello numero 167/2020, ha fornito chiarimenti fondamentali sulle procedure da seguire per l’emissione del documento commerciale in caso di reso merce, con un focus specifico sull’utilizzo dei buoni spesa. Questo articolo si propone di approfondire le linee guida fornite dall’Amministrazione finanziaria, analizzando nel dettaglio le varie fasi del processo e le implicazioni pratiche per i commercianti.
Il caso esaminato: prassi comune e criticità
L’interpello in questione riguarda un commerciante specializzato nella vendita al dettaglio di calzature, abbigliamento e accessori, il quale offre ai propri clienti la possibilità di sostituire la merce acquistata. La procedura abitualmente seguita dal negoziante si articolava in due fasi distinte.
Nella prima fase, al momento del reso, il commerciante procedeva alla registrazione dell’operazione nel software gestionale, emetteva un documento commerciale per reso merce e rilasciava al cliente un buono di pari valore da utilizzare per acquisti futuri.
Nella seconda fase, quando il cliente effettuava un nuovo acquisto, il negoziante emetteva un nuovo documento commerciale, sottraendo dal subtotale l’importo del buono precedentemente emesso e indicando un totale complessivo pari a zero.
Questa prassi, sebbene diffusa, non è stata ritenuta corretta dall’Agenzia delle Entrate, che ha delineato una procedura più articolata e precisa.
La procedura corretta secondo l’Agenzia delle Entrate
L’Amministrazione finanziaria ha definito una procedura in tre fasi distinte, ciascuna delle quali richiede una particolare attenzione da parte del commerciante.
Nella prima fase, quella del reso iniziale, quando il cliente riconsegna il bene originariamente acquistato, il commerciante è tenuto a emettere un documento commerciale per reso merce. Questo documento deve svolgere una duplice funzione: da un lato, deve rettificare il corrispettivo del bene reso, dall’altro, deve consentire il recupero della corrispondente imposta. È fondamentale che in questo documento venga richiamato esplicitamente il documento commerciale dell’operazione originaria. Questo passaggio è di vitale importanza per garantire la corretta tracciabilità fiscale dell’operazione e per allineare i registri IVA con le effettive transazioni avvenute.
La seconda fase riguarda l’emissione del buono multiuso. In questo momento, il commerciante non è obbligato a emettere un documento commerciale, poiché la consegna del buono multiuso non costituisce di per sé un’operazione rilevante ai fini IVA. Tuttavia, qualora il commerciante desideri memorizzare l’operazione per ragioni gestionali interne, può emettere un documento commerciale che deve riportare il codice natura “N2.2”, indicante operazioni non soggette a IVA. È importante sottolineare che il buono emesso in questa fase è considerato “multiuso” poiché al momento dell’emissione non è possibile determinare con certezza il trattamento IVA applicabile al futuro acquisto.
La terza fase si verifica quando il cliente effettua un nuovo acquisto utilizzando il buono. In questo caso, il commerciante deve emettere un nuovo documento commerciale che deve contenere una descrizione dettagliata del bene acquistato e una corretta valorizzazione dell’IVA applicabile. Nel “TOTALE COMPLESSIVO” deve essere indicato il valore effettivo della merce acquistata. Il buono, in questo contesto, deve essere trattato come un mezzo di pagamento e non come uno sconto. È fondamentale che il numero identificativo del buono venga riportato sul documento o nell’appendice del registratore telematico. Questa fase è cruciale per garantire che l’operazione di acquisto sia correttamente registrata ai fini fiscali, mantenendo una chiara distinzione tra la transazione originale e il nuovo acquisto.
Il caso particolare del “reso del reso”
Un aspetto particolarmente delicato riguarda la situazione in cui il cliente desideri restituire anche il prodotto acquistato in sostituzione del primo. In questo caso, definito come “reso del reso”, il commerciante deve seguire una procedura analoga a quella del primo reso. È necessario emettere un nuovo documento commerciale per reso merce, che deve richiamare esplicitamente quello emesso al momento della scelta del nuovo capo. Successivamente, si dovrà seguire nuovamente la procedura di emissione di un buono multiuso, se applicabile. Questa situazione richiede una particolare attenzione per mantenere la coerenza nella documentazione fiscale e evitare errori nella contabilizzazione delle operazioni.
Differenza tra buono monouso e multiuso: implicazioni fiscali
L’Agenzia delle Entrate ha posto l’accento sull’importanza di distinguere tra buoni monouso e multiuso, in quanto questi hanno trattamenti fiscali differenti. Il buono monouso, disciplinato dall’articolo 6-ter del decreto IVA, si caratterizza per il fatto che al momento della sua emissione è già nota la disciplina IVA applicabile alla cessione dei beni o alla prestazione dei servizi. In questo caso, l’IVA diventa esigibile al momento dell’emissione del buono.
Il buono multiuso, invece, regolato dall’articolo 6-quater del decreto IVA, si distingue per il fatto che al momento della sua emissione non è nota la disciplina IVA applicabile. In questo caso, l’IVA diventa esigibile solo al momento dell’effettivo utilizzo del buono. Nel caso analizzato, il buono emesso per il reso della merce è considerato multiuso, poiché non è destinato esclusivamente all’acquisto di beni della stessa natura, qualità e quantità. Di conseguenza, non è possibile conoscere a priori la disciplina IVA applicabile.
Conclusioni
La gestione fiscalmente corretta dei resi merce e dei relativi buoni spesa richiede un’attenzione meticolosa da parte dei commercianti. La procedura delineata dall’Agenzia delle Entrate, sebbene più complessa rispetto alle pratiche precedentemente diffuse, garantisce una maggiore trasparenza e conformità alle normative fiscali vigenti.
È di fondamentale importanza che gli operatori del settore si adeguino a queste indicazioni per evitare contestazioni in caso di controlli fiscali, assicurare una gestione contabile accurata delle operazioni di reso e sostituzione merce, e mantenere una corretta rappresentazione del fatturato e dell’IVA dovuta.
