Il panorama della gestione fiscale dei corrispettivi subisce una profonda trasformazione con l’introduzione delle nuove specifiche tecniche emanate dall’Agenzia delle Entrate attraverso il provvedimento n. 111204 del 2025. Questa innovazione rappresenta un significativo passo avanti nella digitalizzazione degli adempimenti fiscali, delineando un sistema che promette di semplificare gli oneri per gli operatori economici e, contemporaneamente, di efficientare il processo di trasmissione dei dati all’Amministrazione finanziaria. La svolta normativa si colloca all’interno di un più ampio disegno di modernizzazione degli strumenti fiscali, orientato a favorire l’integrazione tra la registrazione dei corrispettivi e i sistemi di pagamento elettronico, con l’obiettivo finale di semplificare la gestione delle attività commerciali per imprese di qualsiasi dimensione, con particolare attenzione alle PMI.

Il quadro normativo: evoluzione e riferimenti legislativi

L’articolo 2, comma 3, del D.Lgs. n. 127/2015, nella versione aggiornata dalla legge n. 207/2024 (legge di Bilancio 2025), stabilisce che la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi devono avvenire mediante dispositivi che assicurino l’inalterabilità e la sicurezza delle informazioni. Un elemento di particolare rilevanza introdotto dalla normativa riguarda l’obbligo di collegamento tra lo strumento che accetta i pagamenti elettronici e quello che registra e memorizza i dati dei corrispettivi. Tale connessione costituisce un presupposto fondamentale per garantire la tracciabilità completa delle transazioni commerciali, dalla registrazione dell’operazione fino al pagamento.

Il percorso di evoluzione normativa ha attraversato diverse fasi, partendo dal provvedimento n. 182017/2016 dell’Agenzia delle Entrate, che aveva identificato due principali modalità per adempiere agli obblighi di memorizzazione e trasmissione telematica: i registratori telematici (compresi i Server-RT per i soggetti multi-cassa) e la procedura web gratuita disponibile nel portale Fatture e Corrispettivi.

La recente accelerazione verso la digitalizzazione trova impulso nell’articolo 16, comma 1, lettera m) della legge n. 111/2023 (legge delega fiscale), che ha imposto al Governo di implementare misure volte a promuovere l’utilizzo dei pagamenti elettronici e l’ammodernamento dei terminali di pagamento, garantendone la gratuità. In attuazione di questa previsione, l’articolo 24 del D.Lgs. n. 1/2024 (decreto Adempimenti) ha introdotto importanti semplificazioni, rendendo meno onerosa la gestione dei corrispettivi giornalieri mediante l’utilizzo di soluzioni software che garantiscano sicurezza e inalterabilità dei dati.

L’architettura delle nuove soluzioni software: componenti e funzionalità

Le soluzioni software per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi si configurano come sistemi complessi caratterizzati da due componenti fondamentali e interdipendenti: il Modulo Fiscale 1 (MF1) e il Modulo Fiscale 2 (MF2).

Il Modulo Fiscale 1 rappresenta la componente applicativa che deve essere installata sul dispositivo utilizzato al punto vendita (denominato Punto di Emissione o PEM). Questo software può assumere la forma di un’applicazione mobile o di un gestionale integrato, installabile su diverse piattaforme hardware, inclusi i terminali SmartPOS, personal computer o tablet. La versatilità di questa soluzione consente agli esercenti di scegliere il dispositivo più adatto alle proprie esigenze operative, ottimizzando l’integrazione con i flussi di lavoro esistenti.

Il PEM, attraverso il modulo MF1, svolge molteplici funzioni critiche: registra in modalità sicura i dati fiscali di ogni operazione commerciale, emette il documento commerciale corrispondente, gestisce i flussi relativi alla lotteria degli scontrini (sia nella modalità differita che in quella istantanea), trasmette i dati al Punto di Elaborazione e consente la consultazione dei dati memorizzati.

Il Modulo Fiscale 2, installato su un sistema hardware definito Punto di Elaborazione (PEL), costituisce invece l’interfaccia tra i PEM e il sistema di accoglienza dell’Agenzia delle Entrate. Il PEL non solo garantisce il corretto funzionamento dei moduli MF1 ad esso connessi, ma assolve anche alla fondamentale funzione di memorizzare fiscalmente i dati dettagliati delle singole operazioni, predisporre e trasmettere il file XML dei corrispettivi giornalieri all’Amministrazione finanziaria, gestire i flussi della lotteria degli scontrini e consentire, su richiesta degli organi verificatori, l’interrogazione e l’estrazione dei dati relativi alle operazioni effettuate presso i PEM.

Questa architettura bipartita permette una netta separazione tra le funzioni di front-end, dedicate all’interazione con il cliente e alla gestione operativa delle transazioni, e quelle di back-end, focalizzate sulla gestione sicura dei dati fiscali e sulla comunicazione con i sistemi dell’Agenzia delle Entrate.

Processo di approvazione e certificazione: requisiti e procedure

L’iter di approvazione delle soluzioni software segue un percorso articolato che coinvolge diversi attori e prevede rigorosi controlli di qualità e sicurezza. Il produttore, ovvero il soggetto qualificato che sviluppa e implementa la soluzione software, deve presentare un’istanza di approvazione all’Agenzia delle Entrate, che viene valutata con il parere della Commissione per l’approvazione dei misuratori fiscali prevista dall’articolo 5 del D.M. 23 marzo 1983.

Con la presentazione dell’istanza, il produttore assume l’impegno formale di manutenere la soluzione software, garantendo tutti gli aggiornamenti necessari per mantenere la sicurezza del sistema, l’adeguamento alle normative fiscali e alle specifiche tecniche vigenti. Questo impegno costituisce un elemento essenziale per il mantenimento dell’approvazione, la cui revoca può essere disposta in caso di inadempienza.

Una volta sviluppata la soluzione software, il produttore deve sottoporla alla verifica di un soggetto certificatore autorizzato, che esamina il rispetto dei requisiti tecnici e di sicurezza previsti dalle specifiche. Successivamente, la Commissione per l’approvazione dei misuratori fiscali valuta la soluzione e, in caso di esito positivo, la propone per l’approvazione all’Agenzia delle Entrate. L’Agenzia, dopo aver esaminato le evidenze disponibili e il parere della Commissione, può emettere il provvedimento di approvazione.

La figura dell’erogatore, che può coincidere con quella del produttore, assume la responsabilità del corretto funzionamento della soluzione software nei confronti dell’esercente e dell’Agenzia delle Entrate. L’erogatore deve accreditarsi al sistema dell’Agenzia, richiedendo il certificato SSL per la connessione sicura e il certificato di firma necessario per la trasmissione dei corrispettivi giornalieri.

Integrazione con i sistemi di pagamento elettronico: sinergie e opportunità

Uno degli aspetti più innovativi delle nuove disposizioni riguarda la possibilità di integrare pienamente il processo di registrazione dei corrispettivi con quello di pagamento elettronico. Le soluzioni software possono essere installate su dispositivi evoluti di pagamento elettronico, come gli SmartPOS, consentendo l’unificazione dello strumento con cui l’esercente gestisce le operazioni commerciali, amministrative, fiscali e di pagamento.

Questa integrazione rappresenta un significativo passo avanti nella semplificazione dei processi operativi per gli esercenti, riducendo la molteplicità di dispositivi e procedure necessarie per la gestione delle transazioni commerciali. L’unificazione delle funzioni in un unico strumento permette di ottimizzare i flussi di lavoro, diminuire i tempi di elaborazione e minimizzare il rischio di errori nella registrazione e trasmissione dei dati fiscali.

La piena interazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello di pagamento elettronico facilita inoltre la riconciliazione contabile delle operazioni, consentendo una gestione più efficiente della tesoreria aziendale e una maggiore precisione nella reportistica fiscale. Questa sinergia tra adempimenti fiscali e gestione operativa contribuisce a rendere più fluida l’esperienza di acquisto per il cliente e più efficiente l’organizzazione del punto vendita per l’esercente.

Attivazione e funzionamento: fasi operative e ruoli degli attori coinvolti

Il processo di attivazione e funzionamento della soluzione software si articola in diverse fasi, ciascuna caratterizzata dal coinvolgimento di specifici attori e dalla realizzazione di determinate azioni.

La fase iniziale prevede la registrazione del produttore nell’apposito portale messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Durante il primo accesso, il produttore viene censito dal sistema e dichiara all’Agenzia la propria intenzione di sottoporre all’approvazione una nuova soluzione. Una volta completate le attività di sviluppo, il produttore richiede la certificazione della soluzione a un soggetto certificatore autorizzato.

L’iter prosegue con l’attività di verifica da parte della Commissione per l’approvazione dei misuratori fiscali che, in caso di esito positivo, propone la soluzione all’approvazione dell’Agenzia. L’Agenzia delle Entrate, dopo aver valutato le evidenze disponibili e il parere della Commissione, può emettere il provvedimento di approvazione.

La seconda fase consiste nell’accreditamento dell’erogatore della soluzione software al sistema dell’Agenzia delle Entrate. Con questo passaggio, l’erogatore assume la responsabilità del funzionamento e dell’affidabilità della soluzione nei confronti dell’esercente e dell’Amministrazione finanziaria. Durante l’accreditamento, l’erogatore deve richiedere il certificato SSL per la connessione sicura e il certificato di firma necessario per la trasmissione dei corrispettivi giornalieri.

La terza fase riguarda l’accreditamento dell’esercente, che può avvenire anche tramite un intermediario delegato, utilizzando l’apposita funzionalità del portale “Fatture e Corrispettivi”. Anche il certificatore deve effettuare una registrazione per ottenere le credenziali di accesso necessarie per verificare il software ai fini della certificazione.

La fase operativa vera e propria consiste nella registrazione delle cessioni di beni e prestazioni di servizi. Il PEM, una volta configurato e messo in servizio, è pronto per operare e interagire con il corrispondente PEL. L’esercente registra le operazioni attraverso i propri PEM, con conseguente generazione ed emissione dei documenti commerciali e memorizzazione automatica dei dati dei corrispettivi giornalieri nel PEL gestito dall’erogatore. Il PEL provvede quindi alla trasmissione dei dati riepilogativi dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate, insieme ai dati relativi ai cambiamenti di stato e alle eventuali anomalie verificatesi durante il funzionamento della soluzione software.

Impatti sul sistema fiscale e vantaggi per le imprese

L’introduzione delle nuove soluzioni software per la gestione dei corrispettivi telematici determina significativi impatti positivi sia per il sistema fiscale nel suo complesso che per le singole imprese coinvolte nel processo.

Dal punto di vista del sistema fiscale, l’innovazione tecnologica facilita il monitoraggio delle transazioni commerciali, contribuendo a contrastare l’evasione fiscale e a garantire una maggiore compliance da parte degli operatori economici. La trasmissione telematica dei corrispettivi consente all’Amministrazione finanziaria di disporre di dati aggiornati e affidabili, migliorando l’efficacia dell’attività di controllo e ottimizzando l’allocazione delle risorse.

Per le imprese, i vantaggi derivanti dall’adozione delle nuove soluzioni software sono molteplici. In primo luogo, la semplificazione degli adempimenti fiscali riduce gli oneri amministrativi, liberando risorse che possono essere impiegate in attività a maggiore valore aggiunto. L’integrazione tra la gestione dei corrispettivi e i sistemi di pagamento elettronico ottimizza i processi operativi, minimizzando il rischio di errori e migliorando l’efficienza complessiva.

La possibilità di utilizzare dispositivi evoluti come gli SmartPOS per assolvere contemporaneamente agli obblighi fiscali e gestire i pagamenti elettronici consente una significativa razionalizzazione degli strumenti tecnologici necessari per la conduzione dell’attività commerciale. Questa convergenza tecnologica si traduce in un risparmio di costi e in una semplificazione della gestione del punto vendita.

Le nuove soluzioni software offrono inoltre funzionalità avanzate per la gestione della lotteria degli scontrini, sia nella modalità differita che in quella istantanea, facilitando la partecipazione degli esercenti a questa iniziativa volta a incentivare l’utilizzo dei pagamenti elettronici e a contrastare l’evasione fiscale.