La burocrazia e la semplificazione amministrativa sono temi da sempre al centro del dibattito pubblico. La novità di oggi riguarda l’entrata in vigore del decreto ministeriale n. 159/2024, che rende finalmente operativo il fascicolo informatico d’impresa. Ma di cosa si tratta esattamente e come cambierà la vita delle imprese italiane?
Cos’è il fascicolo informatico d’impresa?
Il fascicolo informatico d’impresa, introdotto dall’art. 1 del Decreto Legislativo n. 219/2016, è una raccolta digitale di tutti i documenti ufficiali che riguardano un’impresa. Secondo la definizione fornita dal regolamento, esso è un insieme strutturato e identificato univocamente di documenti che contengono informazioni cruciali per l’attività d’impresa, come provvedimenti amministrativi conclusivi, certificazioni, autorizzazioni, licenze, concessioni, permessi e nullae osta rilasciati dagli sportelli unici per le attività produttive (SUAP), nonché le domande, dichiarazioni, segnalazioni e comunicazioni presentate alle amministrazioni competenti. L’obiettivo principale è quello di semplificare l’attività amministrativa e ridurre gli oneri burocratici per le imprese, permettendo una gestione più efficiente e meno onerosa delle informazioni aziendali.
Il principio del “once only”
Il principio europeo del “once only” (ovvero “fornire una volta sola”) è alla base del fascicolo informatico. Significa che un’impresa fornisce una volta sola i dati e i documenti necessari alla Pubblica Amministrazione, che poi li riutilizza per tutte le successive necessità amministrative. Quindi, se un’azienda ha già presentato un documento per un procedimento, non dovrà più fornirlo nuovamente agli altri enti pubblici che ne hanno bisogno. Questo principio è stato recepito nell’art. 4 comma 6 del D.Lgs. 219/2016, che prevede la trasmissione telematica dei provvedimenti conclusivi dei procedimenti amministrativi alla Camera di commercio competente.
Chi può accedere al fascicolo?
L’accesso al fascicolo informatico è consentito gratuitamente all’impresa interessata, che può consultarlo in qualsiasi momento e senza limiti. Anche le amministrazioni pubbliche e i privati possono accedere, ma con delle limitazioni. Le amministrazioni pubbliche possono acquisire direttamente i documenti e i dati senza costi aggiuntivi, mentre i privati devono pagare i diritti di segreteria e rispettare le norme sulla privacy (GDPR e codice in materia di protezione dei dati personali).
La gestione dei dati e la conservazione
I documenti contenuti nel fascicolo informatico non sono conservati indefinitamente. Una volta soddisfatte le finalità per cui sono stati raccolti, essi vengono cancellati o resi anonimi, in base al tipo di soggetto economico (art. 6 comma 1 ultima parte del DM 159/2024). La Camera di commercio è titolare del trattamento dei dati personali conservati nel fascicolo, mentre i SUAP e altre amministrazioni sono titolari del trattamento dei dati utilizzati per popolare il fascicolo.
Le implementazioni future
Per rendere pienamente operativo il fascicolo informatico, entro il 26 novembre 2025 dovranno essere emanate le specifiche tecniche necessarie per l’alimentazione dei fascicoli. Successivamente, entro 180 giorni dall’adozione di tali specifiche, i SUAP dovranno adeguarsi per essere interoperabili con il fascicolo tramite la Piattaforma digitale nazionale dati.
Conclusione
Il fascicolo informatico d’impresa segna un passo importante verso la digitalizzazione e la semplificazione amministrativa. Con questa innovazione, le imprese potranno risparmiare tempo e risorse, mentre la Pubblica Amministrazione potrà offrire servizi più efficienti. Tuttavia, è necessario attendere le specifiche tecniche e l’adeguamento dei SUAP per vedere i benefici concreti di questo sistema.
