La convocazione dell’assemblea dei soci rappresenta un momento cruciale nella vita di un’associazione sportiva dilettantistica (ASD). È l’occasione in cui gli associati si riuniscono per prendere importanti decisioni riguardanti la gestione dell’ente, l’approvazione del bilancio e le modifiche statutarie. In questo articolo approfondiremo nel dettaglio le regole e le procedure da seguire per convocare correttamente l’assemblea, analizzando le disposizioni del Codice Civile e fornendo esempi pratici e best practice per una corretta e trasparente gestione dell’associazione.

Obbligo di convocazione annuale per l’approvazione del bilancio

L’articolo 20, comma 1, del Codice Civile stabilisce che l’assemblea delle associazioni deve essere convocata dagli amministratori almeno una volta all’anno per l’approvazione del bilancio. Si tratta di un adempimento obbligatorio, finalizzato a garantire la trasparenza e il coinvolgimento degli associati nella gestione economico-finanziaria dell’ente. La convocazione annuale dell’assemblea per l’approvazione del rendiconto è inoltre una condizione necessaria per poter fruire delle agevolazioni fiscali previste per le ASD. È quindi fondamentale che gli amministratori rispettino questa scadenza, provvedendo a convocare l’assemblea entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale (per le ASD con esercizio coincidente con l’anno solare, il termine è il 30 aprile).

Convocazione su richiesta motivata di almeno un decimo dei soci

Oltre alla convocazione annuale obbligatoria, l’articolo 20, comma 2, del Codice Civile prevede che l’assemblea debba essere convocata anche quando ne ravvisa la necessità o quando ne fa richiesta motivata almeno un decimo degli associati. In quest’ultimo caso, se gli amministratori non vi provvedono entro 20 giorni dalla richiesta, la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale su ricorso di uno o più soci. Si tratta di una tutela prevista dalla legge per garantire la partecipazione attiva dei soci alla vita associativa e per evitare che gli amministratori possano sottrarsi al confronto con la base sociale su questioni rilevanti per l’associazione.

Modalità di convocazione previste dallo statuto

L’articolo 8 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile (R.D. 30 marzo 1942, n. 318) stabilisce che la convocazione dell’assemblea deve farsi nelle forme stabilite dallo statuto e, se questo non dispone, mediante avviso personale che deve contenere l’ordine del giorno degli argomenti da trattare. Lo statuto dell’associazione deve quindi prevedere in modo chiaro e dettagliato le modalità di convocazione dell’assemblea, indicando i mezzi da utilizzare (lettera, fax, e-mail, PEC, pubblicazione sul sito web, ecc.), i termini di preavviso e le informazioni da includere nell’avviso di convocazione (data, ora, luogo, ordine del giorno, eventuale seconda convocazione).

In mancanza di specifiche disposizioni statutarie, la convocazione va effettuata mediante avviso personale inviato a ciascun socio. Oggi si ritiene pacificamente ammissibile anche la convocazione tramite e-mail o altri mezzi telematici, purché sia garantita la prova dell’avvenuta ricezione da parte dei destinatari. È buona prassi allegare all’avviso di convocazione anche un modello di delega, per consentire ai soci impossibilitati a partecipare di farsi rappresentare da altri associati.

Contenuto dell’avviso di convocazione

L’avviso di convocazione dell’assemblea deve contenere tutte le informazioni necessarie per consentire ai soci di parteciparvi in modo consapevole ed informato. In particolare, l’avviso deve indicare:

• La data, l’ora e il luogo di svolgimento dell’assemblea, con l’eventuale previsione di una seconda convocazione in caso di mancato raggiungimento del quorum costitutivo nella prima.
• L’ordine del giorno, ovvero l’elenco dettagliato degli argomenti che saranno trattati e delle decisioni da prendere. L’assemblea non può deliberare su materie che non siano state preventivamente incluse nell’ordine del giorno.
• Le modalità di partecipazione e di voto, con particolare riferimento alla possibilità di farsi rappresentare mediante delega scritta.
• L’eventuale documentazione allegata (bilancio, relazioni, proposte di modifica dello statuto, ecc.) o le modalità per prenderne visione prima dell’assemblea.

Termini di preavviso

Lo statuto dell’associazione deve stabilire il termine minimo di preavviso per la convocazione dell’assemblea, che di regola non può essere inferiore a 8 giorni. Tale termine decorre dalla data di invio dell’avviso di convocazione e serve a garantire a tutti i soci la possibilità di organizzarsi per partecipare alla riunione. In mancanza di una previsione statutaria, si ritiene congruo un preavviso di almeno 15 giorni, salvo i casi di particolare urgenza che dovranno essere adeguatamente motivati.

Svolgimento dell’assemblea e verbalizzazione

L’assemblea è presieduta dal presidente dell’associazione o, in sua assenza, dal vicepresidente o da un socio appositamente nominato dall’assemblea stessa. Durante la riunione viene discusso l’ordine del giorno e vengono messe ai voti le relative delibere, con le maggioranze previste dallo statuto o, in mancanza, dalla legge (maggioranza dei presenti per l’assemblea ordinaria, maggioranza di almeno 3/4 degli associati per l’assemblea straordinaria).

Di ogni assemblea deve essere redatto un verbale, che riporti sinteticamente la discussione, le votazioni e le decisioni prese. Il verbale va trascritto nel libro delle assemblee e firmato dal presidente e dal segretario. È buona prassi allegare al verbale anche il foglio presenze con le firme dei soci intervenuti e le eventuali deleghe.

Esempi pratici

Vediamo ora alcuni esempi concreti.

Esempio #1

L’ASD “Atletica Sprint” deve approvare il bilancio consuntivo entro il 30 aprile. Il presidente convoca l’assemblea ordinaria dei soci tramite e-mail il 10 aprile, fissando la data della riunione per il 28 aprile presso la sede sociale, con seconda convocazione il giorno successivo. Alla convocazione viene allegato il modello di delega e la bozza di bilancio da approvare. L’assemblea si svolge regolarmente in prima convocazione, con la partecipazione di 35 soci su 50. Dopo ampia discussione, il bilancio viene approvato con 32 voti favorevoli, 2 contrari e 1 astenuto. Il verbale viene redatto dal segretario, firmato dal presidente e trascritto sul libro delle assemblee.

Esempio #2

Un gruppo di 15 soci dell’ASD “Tennis Club”, pari a oltre un decimo degli associati, presenta una richiesta scritta di convocazione di un’assemblea straordinaria per modificare una clausola dello statuto ritenuta penalizzante. Il consiglio direttivo, ritenendo la richiesta non sufficientemente motivata, non vi dà seguito. Dopo 20 giorni, i soci promotori si rivolgono al presidente del tribunale, che ordina la convocazione dell’assemblea. Il consiglio direttivo fissa quindi la data della riunione, inviando la comunicazione via PEC a tutti i soci almeno 15 giorni prima. L’assemblea si tiene regolarmente, ma la proposta di modifica statutaria non raggiunge il quorum deliberativo dei 3/4 degli associati. Il verbale dà atto dell’esito della votazione.

Conclusione

La convocazione dell’assemblea dei soci è un adempimento fondamentale per il corretto funzionamento di un’associazione sportiva dilettantistica. Seguire scrupolosamente le regole e le procedure previste dalla legge e dallo statuto è indispensabile per assicurare la validità delle delibere e la partecipazione democratica degli associati alla vita dell’ente. Una convocazione tempestiva, chiara e completa, effettuata con congruo preavviso e con le modalità più idonee a raggiungere tutti i soci, è il primo passo per un’assemblea partecipata ed efficace. Allo stesso modo, una verbalizzazione puntuale e trasparente è essenziale per documentare le decisioni prese e per tutelarsi da eventuali contestazioni. Gli amministratori delle ASD sono chiamati a prestare la massima attenzione a questi aspetti, adottando comportamenti corretti e diligenti nell’interesse dell’associazione e dei suoi membri.

Domande e Risposte

D: Entro quando va convocata l’assemblea per l’approvazione del bilancio?
R: L’assemblea per l’approvazione del bilancio va convocata entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale. Per le ASD con esercizio coincidente con l’anno solare, il termine è quindi il 30 aprile. La convocazione tempestiva dell’assemblea è un adempimento obbligatorio per poter fruire delle agevolazioni fiscali previste per le associazioni sportive dilettantistiche.

D: Cosa succede se gli amministratori non convocano l’assemblea richiesta da almeno un decimo dei soci?
R: Se gli amministratori non provvedono alla convocazione entro 20 giorni dalla richiesta motivata di almeno un decimo dei soci, la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale su ricorso di uno o più soci. Si tratta di una tutela prevista dalla legge per garantire il diritto dei soci di partecipare attivamente alla vita associativa e di sottoporre all’assemblea questioni rilevanti per l’ente.

D: L’assemblea può svolgersi in videoconferenza?
R: Sì, a meno che lo statuto non disponga diversamente, l’assemblea può svolgersi anche in videoconferenza o con altre modalità telematiche, purché sia possibile identificare con certezza i partecipanti, garantire loro la possibilità di intervenire in tempo reale nella discussione e di esprimere il proprio voto. È importante che le modalità di svolgimento dell’assemblea a distanza siano chiaramente disciplinate nello statuto o nel regolamento dell’associazione.

D: Quali sono le maggioranze richieste per le delibere dell’assemblea?
R: Salvo diversa disposizione statutaria, l’assemblea ordinaria (ad esempio quella di approvazione del bilancio) delibera a maggioranza dei presenti, mentre per le modifiche statutarie e lo scioglimento dell’associazione l’assemblea straordinaria delibera con il voto favorevole di almeno 3/4 degli associati. Lo statuto può prevedere maggioranze più elevate, ma non può scendere sotto i quorum legali. È importante verificare sempre le disposizioni statutarie prima di convocare l’assemblea.

D: È possibile impugnare le delibere assembleari?
R: Sì, le delibere contrarie alla legge, all’atto costitutivo o allo statuto possono essere impugnate dagli amministratori, dai soci assenti o dissenzienti e dai terzi che vi abbiano interesse entro 180 giorni dalla data della delibera (o dalla sua iscrizione nel registro delle persone giuridiche, se prevista). L’impugnazione non sospende l’esecuzione della delibera, salvo diversa disposizione dell’autorità giudiziaria. Per evitare contestazioni, è fondamentale che la convocazione e lo svolgimento dell’assemblea avvengano nel pieno rispetto delle regole.