Dal 1° gennaio 2025, gli amministratori di società devono comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle imprese. Ma può bastare la PEC della società? Una recente normativa, introdotta con la Legge di Bilancio 2025, ha stabilito l’obbligo per gli amministratori di società di dotarsi di un domicilio digitale (ossia una PEC) e comunicarlo al Registro delle imprese. Tuttavia, un’importante semplificazione sembra emergere: gli amministratori possono indicare la PEC della società di riferimento come proprio domicilio digitale.

Il nuovo obbligo di domicilio digitale per gli amministratori

A partire dal 1° gennaio 2025, l’articolo 1, comma 860 della Legge 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) ha introdotto una modifica all’articolo 5, comma 1 del DL 179/2012, estendendo l’obbligo di comunicare il domicilio digitale anche agli amministratori delle società. Questo domicilio digitale, che corrisponde alla PEC (Posta Elettronica Certificata), deve essere registrato presso il Registro delle imprese.

Ma perché questa novità? L’obiettivo della norma è rafforzare la trasparenza e la tracciabilità delle comunicazioni ufficiali, rendendo più facile il contatto diretto con gli amministratori e garantendo maggiore certezza giuridica. Tuttavia, l’entrata in vigore della norma ha sollevato alcuni dubbi interpretativi, in particolare per quanto riguarda la possibilità di utilizzare la PEC della società come domicilio digitale dell’amministratore.

La posizione di Unioncamere: la PEC della società è sufficiente?

Per dissipare i dubbi, Unioncamere, in una nota del 10 gennaio 2025, ha chiarito che, per le società costituite dal 1° gennaio 2025, gli amministratori possono utilizzare la PEC della società come proprio domicilio digitale. Questo significa che, in sede di iscrizione della società al Registro delle imprese (utilizzando il Modello S1), la PEC della società può essere indicata anche come domicilio digitale degli amministratori. Tale informazione deve essere riportata nel Modello Intercalare P, nel campo dedicato ai recapiti dell’amministratore.

Questa semplificazione rappresenta una svolta importante, soprattutto per quegli amministratori che non dispongono di una PEC personale. Tuttavia, è fondamentale che la PEC indicata sia valida e correttamente funzionante, perché gli uffici del Registro delle imprese sono tenuti a verificarne la validità. In caso di irregolarità, la pratica sarà sospesa fino alla regolarizzazione, o addirittura rifiutata.

Cosa cambia per le società costituite prima del 2025?

Per le società già esistenti al 1° gennaio 2025, la situazione è più complessa. Al momento, non ci sono indicazioni definitive dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT), che dovrebbe chiarire come gli amministratori di queste società debbano adempiere al nuovo obbligo.

Tuttavia, alcune Camere di Commercio, come quella di Vicenza, hanno dichiarato che continueranno a ricevere le comunicazioni relative ai domicili digitali degli amministratori, anche se queste non sono obbligatorie per le modifiche o i rinnovi delle cariche amministrative. È importante sottolineare che, in questi casi, non vengono sospese le pratiche prive di domicilio digitale, ma è sempre consigliabile aggiornare tempestivamente i dati per evitare possibili sanzioni future.

Esempi pratici: come gestire il nuovo obbligo

Vediamo ora alcuni esempi pratici per chiarire meglio la situazione:

1. Amministratore senza PEC personale: Mario Rossi è amministratore unico di una società costituita il 15 gennaio 2025. Mario non possiede una PEC personale. In questo caso, può indicare la PEC della società come proprio domicilio digitale nel Modello Intercalare P. L’ufficio del Registro delle imprese verificherà che la PEC sia valida e associata alla società.
2. Amministratore con incarichi in più società: Laura Bianchi è amministratrice in due società diverse, entrambe costituite dopo il 1° gennaio 2025. Per ognuna di esse, può indicare la PEC della rispettiva società come domicilio digitale, evitando così di dover attivare una PEC personale.
3. Società costituita prima del 2025: Giovanni Verdi è amministratore di una società costituita nel 2023. Al momento, non è obbligato a comunicare il proprio domicilio digitale, ma può farlo in occasione di una modifica o rinnovo delle cariche amministrative. Se Giovanni possiede una PEC personale (ad esempio, come libero professionista), può decidere di utilizzare quella.

Sanzioni e regolarizzazioni

Per le società costituite prima del 2025, in caso di mancata comunicazione del domicilio digitale, la normativa prevede un sistema di diffida e sanzioni. Gli amministratori avranno 30 giorni di tempo per regolarizzare la propria posizione, altrimenti saranno soggetti a una sanzione pecuniaria, che può arrivare fino al triplo della misura prevista dall’articolo 2194 del codice civile.

Per le nuove società, invece, l’ufficio del Registro delle imprese sospenderà la domanda di iscrizione fino a quando non sarà fornito un domicilio digitale valido. Questo meccanismo evita l’applicazione immediata delle sanzioni, ma richiede attenzione per non rallentare l’avvio delle attività.

Obbligo da non sottovalutare

L’obbligo di domicilio digitale per gli amministratori rappresenta un passo avanti verso una gestione più trasparente e digitale delle imprese, ma richiede attenzione e una corretta interpretazione delle norme. La possibilità di utilizzare la PEC della società semplifica notevolmente l’adempimento, soprattutto per chi non dispone di una PEC personale. Tuttavia, è fondamentale verificare sempre la validità della PEC comunicata e rispettare le indicazioni degli uffici del Registro delle imprese