L’art. 1 commi 81-83 della L. 30.12.2024 n. 207 (legge di bilancio 2025) introduce requisiti stringenti in materia di tracciabilità dei pagamenti per garantire la deducibilità, dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo, nonché dalla base imponibile IRAP, delle spese di trasferta e rappresentanza. La ratio legis sottesa alla normativa è duplice: da un lato contrastare fenomeni di evasione fiscale, dall’altro incentivare la digitalizzazione del sistema dei pagamenti.

L’innovazione normativa, operativa dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024 (2025 per i soggetti “solari”), incide significativamente sulla gestione amministrativa delle trasferte aziendali e delle spese di rappresentanza, imponendo una rigorosa tracciabilità per specifiche tipologie di spesa.

Quadro normativo e decorrenza applicativa

La disciplina introdotta dalla legge di bilancio 2025 modifica sostanzialmente il regime di deducibilità di determinate categorie di spese, subordinandone la rilevanza fiscale all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili. Il legislatore ha stabilito l’applicazione delle nuove disposizioni a decorrere dal periodo d’imposta 2025 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare, con conseguente impatto sul modello REDDITI 2026.

spese di trasferta e rappresentanza 2025

Perimetro oggettivo: spese soggette a tracciabilità

Il legislatore ha circoscritto con precisione l’ambito oggettivo di applicazione, individuando specifiche categorie di spese che devono essere necessariamente sostenute con strumenti di pagamento tracciabili per mantenere la rilevanza fiscale attualmente riconosciuta:

1. Spese di trasferta:
   • Vitto e alloggio
   • Viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC)
2. Spese di rappresentanza:
   • Spese di rappresentanza propriamente dette
   • Spese per omaggi ai clienti di valore unitario non superiore a 50,00 euro

È essenziale sottolineare che i nuovi obblighi di tracciabilità si configurano come requisiti aggiuntivi rispetto agli oneri documentali già previsti dalla normativa previgente.

Autoservizi pubblici non di linea: definizione e casistica

Per autoservizi pubblici non di linea, ai fini della disciplina in esame, si intendono quelli che simultaneamente:

• Provvedono al trasporto collettivo o individuale di persone, con funzione complementare e integrativa rispetto ai trasporti pubblici di linea;
• Vengono effettuati a richiesta dei trasportati, in modo non continuativo o periodico, su itinerari e secondo orari stabiliti di volta in volta.

Rientrano in questa categoria:

• Servizio di taxi con autovettura, motocarrozzetta, natante e veicoli a trazione animale;
• Servizio di noleggio con conducente (NCC) e autovettura, motocarrozzetta, velocipede, natante e veicoli a trazione animale.

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Regime fiscale per i dipendenti in trasferta

Impatto sulla non imponibilità dei rimborsi

I rimborsi delle spese di trasferta sopra individuate non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente esclusivamente se i relativi pagamenti sono stati effettuati con strumenti tracciabili. Tale obbligo riguarda le spese per trasferte effettuate sia nell’ambito del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, sia fuori da tale territorio.

Trasferte nel territorio comunale

Le indennità e i rimborsi di spese per trasferte nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro concorrono integralmente a formare il reddito, ad esclusione dei rimborsi di spese di trasporto comprovate e documentate. La mancata tracciabilità dei pagamenti comporta l’inclusione dell’intero importo nella base imponibile del dipendente.

Trasferte fuori dal Comune

In caso di trasferte fuori dal territorio comunale, l’analisi deve essere condotta distintamente per ciascuno dei tre sistemi di rimborso previsti dalla normativa:

spese di trasferta e rappresentanza 2025

Estensione agli amministratori e collaboratori

Sebbene la formulazione normativa non sia esplicita sul punto, i nuovi obblighi di tracciabilità dovrebbero estendersi anche alle trasferte:

• Dei collaboratori coordinati e continuativi;
• Degli amministratori titolari di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente.

Tale interpretazione è coerente con la ratio della disposizione, volta a garantire l’effettività delle spese rimborsate. Tuttavia, un chiarimento ufficiale da parte dell’Amministrazione finanziaria sarebbe opportuno per dissipare eventuali incertezze interpretative.

Deducibilità per imprese e professionisti

Limiti quantitativi e qualitativi

Gli obblighi di tracciabilità delle spese impattano significativamente anche sulla deducibilità delle stesse dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo, nonché dalla base imponibile IRAP. La disciplina distingue tra rimborsi analitici e rimborsi forfetari/misti:

spese di trasferta e rappresentanza 2025

Per le imprese in contabilità ordinaria, l’eventuale eccedenza rispetto ai limiti indicati comporta la necessità di operare una variazione in aumento in sede di dichiarazione dei redditi, in misura pari ai costi indeducibili imputati a Conto economico.

Trasferte nel territorio comunale

Permane un’incertezza interpretativa circa l’applicabilità degli obblighi di tracciabilità alle spese di vitto e alloggio sostenute per trasferte effettuate dal dipendente nell’ambito del territorio comunale. Secondo un’interpretazione sistematica, tali spese non dovrebbero essere soggette ai nuovi obblighi, ma l’argomento richiede un chiarimento ufficiale da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Trasferte di lavoratori autonomi: regime differenziato

Committente impresa

Anche per i lavoratori autonomi, inclusi artisti e professionisti, i rimborsi analitici delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC sono soggetti all’obbligo di tracciabilità.

Ferma restando la necessità che il professionista sostenga le spese con strumenti tracciabili, i relativi rimborsi dovrebbero essere deducibili in capo all’impresa o alla società anche per la parte eccedente i limiti previsti per i dipendenti (180,76 euro e 258,23 euro al giorno). Tale interpretazione è coerente con la finalità della norma, tesa a evitare che i committenti deducano costi non effettivamente sostenuti.

Committente professionista

Nel caso in cui il committente sia a sua volta un professionista, la disciplina deve essere coordinata con le novità normative in materia di rimborsi spese per l’esecuzione di incarichi professionali. Dal 2025, infatti:

• I rimborsi delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo (art. 54 co. 2 lett. b) del TUIR);
• Gli oneri in questione non sono più deducibili dal reddito di lavoro autonomo del soggetto che li sostiene (art. 54-ter co. 1 del TUIR).

Ciò comporta una duplice conseguenza:

spese di trasferta e rappresentanza 2025

Un’eccezione alla regola generale si verifica nel caso in cui le spese sostenute dal professionista non siano poi rimborsate e diventino quindi deducibili in applicazione dell’art. 54-ter co. 2-5 del TUIR. In tale ipotesi, il pagamento tracciato potrebbe riacquistare rilevanza anche per il professionista che ha sostenuto direttamente la spesa.

Addebito forfetario: caso particolare

Nel caso di spese addebitate al committente con criteri forfetari, i nuovi obblighi di tracciabilità risultano inapplicabili, poiché la norma presuppone che gli oneri siano addebitati “analiticamente” al committente. In tale fattispecie, l’addebito forfetario assume natura di compenso professionale, integralmente deducibile senza necessità di fornire giustificativi di spesa.

Spese di rappresentanza e omaggi: nuova disciplina

Ambito applicativo

Per espressa previsione normativa, sono soggette all’obbligo di tracciabilità anche le spese di cui all’art. 108 co. 2 del TUIR, ovvero:

• Le spese di rappresentanza;
• Le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro (c.d. “spese per omaggi”).

Condizioni di deducibilità

Dal periodo d’imposta 2025, la deducibilità delle spese di rappresentanza e per omaggi è subordinata a una duplice condizione:

• Utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili;
• Rispetto dei limiti quantitativi già previsti dall’art. 108 co. 2 del TUIR.

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Esclusione delle spese di pubblicità e sponsorizzazione

La normativa esclude espressamente dagli obblighi di tracciabilità le spese di pubblicità e sponsorizzazione, in ragione della loro diversa natura rispetto alle spese di rappresentanza. Tale esclusione non esime, tuttavia, dal rispetto degli ordinari oneri documentali previsti dalle disposizioni vigenti.

Strumenti di pagamento tracciabili: mappatura analitica

Mezzi di pagamento ammessi

La normativa individua con precisione gli strumenti di pagamento considerati “tracciabili” ai fini dell’applicazione della disciplina in esame:

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Permane un’incertezza interpretativa circa l’idoneità delle carte di credito emesse da soggetti stranieri non tenuti alle comunicazioni all’Anagrafe tributaria a soddisfare il requisito della tracciabilità. Tale aspetto richiede un chiarimento da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Prova del pagamento tracciato: aspetti procedurali

Documentazione probatoria

In assenza di specifiche indicazioni normative, per dimostrare l’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili, il dipendente, collaboratore o consulente può:

• Utilizzare una carta di credito o debito aziendale o professionale;
• Consegnare al datore di lavoro o committente le fotocopie degli scontrini POS rilasciati dal fornitore del servizio.

Nel caso di spese sostenute da professionisti, è opportuno prevedere espressamente nella lettera d’incarico che il pagamento delle spese soggette ai nuovi obblighi avvenga con strumenti tracciabili, al fine di garantire la deducibilità in capo al committente.