La recente legge di bilancio 2025 ha introdotto un nuovo obbligo destinato a rivoluzionare le comunicazioni tra imprese e Pubblica Amministrazione: ogni amministratore, indipendentemente dal tipo di società di cui fa parte, dovrà dotarsi di una PEC personale. L’obiettivo è garantire una maggiore velocità nei flussi informativi e una sicurezza superiore nel recapito delle notifiche ufficiali.

Contesto normativo e finalità della riforma

La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi è un progetto in evoluzione: la legge di bilancio 2025 rientra in un pacchetto di misure pensate per incentivare l’utilizzo di sistemi telematici. L’introduzione di un obbligo specifico per gli amministratori mira a rendere trasparente e tracciabile qualsiasi atto indirizzato a chi governa le società. La PEC personale, infatti, garantisce che i documenti digitali vengano inviati a un indirizzo strettamente associato al soggetto interessato, evitando ambiguità e ritardi in caso di cambi di ruolo o di fornitori di servizi email.

Dal punto di vista giuridico, la PEC ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, motivo per cui viene ritenuta essenziale per le comunicazioni con rilevanza legale o fiscale. L’idea di imporre un domicilio digitale ancorato al singolo amministratore inaugura una fase di maggiore responsabilità individuale, in cui ciascuna figura gestionale diventa destinataria diretta di avvisi che potrebbero avere conseguenze sulla vita della società.

Applicazione dell’obbligo e soggetti coinvolti

La platea coinvolta è molto ampia. Rientrano tra gli obbligati:

• I membri del consiglio di amministrazione, nel caso in cui la società sia amministrata da un organo collegiale.
• L’amministratore unico, se la forma di governance prevede un unico soggetto investito del potere gestionale.
• I soci accomandatari delle società in accomandita semplice, laddove siano gli effettivi amministratori con poteri di rappresentanza legale.

Vengono invece esclusi quei soci che, pur partecipando al capitale, non rivestono alcun ruolo direttivo né poteri di firma. In altre parole, l’obbligo interessa chi amministra concretamente la società.

Un caso peculiare riguarda le amministrazioni svolte da persone giuridiche (come le società che figurano come amministratori di altre imprese). In tale scenario, l’indirizzo PEC da comunicare potrà essere quello già utilizzato dalla società amministratrice, a condizione che sia regolarmente iscritto e funzionante. Nulla esclude, tuttavia, l’opportunità che i rappresentanti legali di quest’ultima dispongano di una propria PEC individuale, soprattutto per gestire in modo più puntuale eventuali atti di responsabilità personale.

Termini e modalità di comunicazione al Registro delle Imprese

Ciascun amministratore dovrà procedere all’acquisizione di un indirizzo PEC personale se non ne è già in possesso. La comunicazione dell’indirizzo va trasmessa al Registro delle Imprese della Camera di Commercio competente, attraverso le procedure telematiche previste. Per le società già costituite, la norma introduce un periodo di adeguamento, il cui termine esatto sarà definito dai relativi decreti attuativi o circolari esplicative.

Risulta fondamentale che la PEC risulti:

• Ufficialmente intestata all’amministratore. In caso di indirizzi condivisi o generici, potrebbe non essere riconosciuta come valida.
• Funzionante e monitorata. La mancanza di consultazione frequente espone al rischio di perdere comunicazioni vincolanti, con conseguenti responsabilità o potenziali sanzioni.

Una volta che l’indirizzo risulta regolarmente registrato, esso viene riportato anche nella visura camerale, in modo che chiunque abbia titolo per effettuare verifiche possa visionarne la disponibilità attuale.

Aspetti Normativi e Sanzioni

La legge di bilancio 2025 ne definisce l’obbligo, ma non ha ancora fornito un dettaglio completo riguardo le sanzioni per chi non si adeguerà. È prevedibile che verranno emanate norme attuative, le quali potrebbero introdurre sanzioni amministrative per gli inadempienti.

Per questo motivo, è opportuno regolarizzare la propria posizione entro i termini previsti, così da evitare contestazioni future.

Come Comunicare la PEC al Registro Imprese

L’indirizzo PEC personale dell’amministratore va registrato presso la Camera di Commercio competente, seguendo le procedure indicate dalle Istituzioni. Molti servizi telematici semplificati consentono di effettuare la comunicazione senza ulteriori documenti cartacei.

È fondamentale che la PEC sia funzionante e correttamente collegata al codice fiscale dell’amministratore che la presenta.