Qual è il trattamento fiscale corretto per i rimborsi spese di viaggio, vitto e alloggio sostenuti dagli amministratori di una società? Questa domanda, apparentemente tecnica, tocca in realtà questioni centrali per la gestione aziendale e la fiscalità personale degli amministratori. Non si tratta solo di rispettare la normativa, ma di trovare un equilibrio tra vantaggi economici, adempimenti e rischi potenziali.

La normativa di base: cosa dice il TUIR?

Per affrontare correttamente la questione, è necessario partire dall’articolo 50, comma 1, lettera c-bis, del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi). Questa norma stabilisce che i redditi percepiti dagli amministratori di società sono redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente, a meno che l’attività svolta non rientri nell’ambito di una professione esercitata dal collaboratore (ad esempio, un commercialista che presta consulenza in qualità di amministratore).

Essendo assimilati ai redditi da lavoro dipendente, anche per questi redditi si applicano le regole previste per il calcolo del reddito dei lavoratori dipendenti (articolo 52 del TUIR). Questo significa che, in linea di principio, i rimborsi delle spese di trasferta possono essere esclusi dalla base imponibile, purché rispettino determinati requisiti.

Ma cosa si intende per “trasferta” nel caso di un amministratore? E come vengono trattati i rimborsi per il tragitto tra il domicilio e la sede della società? È qui che la normativa lascia spazio a interpretazioni, creando dubbi sia per le imprese sia per i collaboratori.

Cosa si intende per “trasferta”?

Secondo l’Agenzia delle Entrate, per “trasferta fuori dal territorio comunale” si intende uno spostamento al di fuori della sede naturale in cui il lavoratore è contrattualmente tenuto a svolgere la propria attività (Circolare 16 novembre 2000, n. 207). Per i lavoratori dipendenti, questa sede è generalmente indicata nel contratto di lavoro, ma per gli amministratori la situazione è più complessa.

In assenza di una sede di lavoro contrattualmente definita, l’Agenzia, con la Circolare 26 gennaio 2001, n. 7, ha chiarito che nel caso degli amministratori la sede può coincidere con il domicilio fiscale, salvo diversa indicazione nell’atto di nomina. Di conseguenza, gli spostamenti verso la sede della società potrebbero essere qualificati come “trasferte” e i relativi rimborsi esclusi dal reddito imponibile.

Tuttavia, questa interpretazione non è universalmente condivisa. Alcune pronunce giurisprudenziali, come vedremo, adottano un approccio più restrittivo.

La posizione della giurisprudenza: il parere della Cassazione

Un punto di vista diverso emerge dalla giurisprudenza. La Corte di Cassazione, con la sentenza 22 gennaio 2024, n. 2124, ha affermato che il rimborso delle spese per il tragitto “casa-lavoro” non può essere equiparato alle indennità di trasferta previste dall’articolo 51, comma 5 del TUIR. Questo perché tali spostamenti non rappresentano trasferte temporanee richieste dal datore di lavoro, ma sono spostamenti ordinari per raggiungere la sede di lavoro.

La Corte ha sottolineato che i rimborsi per il tragitto casa-lavoro sono ontologicamente diversi dalle indennità di trasferta, le quali presuppongono una missione temporanea in un luogo diverso da quello abituale di lavoro. Di conseguenza, tali rimborsi sono imponibili, salvo specifiche eccezioni previste dalla normativa.

Va precisato che questa sentenza riguarda il caso di un medico ambulatoriale convenzionato e non direttamente gli amministratori di società. Tuttavia, essa rappresenta un orientamento importante che potrebbe influenzare future interpretazioni in materia.

Quattro possibili scenari operativi: vantaggi e rischi

Le imprese possono adottare diverse strategie per gestire il trattamento fiscale dei rimborsi spese agli amministratori. Ognuna di queste ha implicazioni diverse, sia in termini di vantaggi fiscali che di rischi.

Scenario #1: i rimborsi spese non sono tassati

In questo scenario, l’impresa decide di escludere i rimborsi per viaggio, vitto e alloggio dal reddito imponibile dell’amministratore. Questo approccio si basa sull’interpretazione fornita dall’Agenzia delle Entrate, secondo cui gli spostamenti verso la sede della società possono qualificarsi come trasferte, se la sede di lavoro coincide con il domicilio fiscale dell’amministratore.

Vantaggi:

• L’amministratore ottiene un vantaggio fiscale, poiché i rimborsi non concorrono alla formazione del reddito.

Rischi:

• Gli organi di controllo potrebbero contestare questa interpretazione, considerando i rimborsi imponibili. La società rischierebbe sanzioni per omessa ritenuta alla fonte e l’amministratore potrebbe dover pagare imposte, interessi e sanzioni.

Scenario #2: i rimborsi sono tassati alla fonte

In questo caso, l’impresa considera i rimborsi come parte del reddito imponibile dell’amministratore e applica la ritenuta alla fonte. Questo approccio elimina ogni rischio per l’azienda, trasferendo il carico fiscale sull’amministratore.

Vantaggi:

• La società si mette al riparo da contestazioni e sanzioni.
• La gestione fiscale è più semplice e lineare.

Svantaggi:

• L’amministratore subisce un maggior onere fiscale.

Scenario #3: tassazione con richiesta di rimborso

L’impresa tassa i rimborsi alla fonte, ma l’amministratore presenta successivamente un’istanza di rimborso all’Agenzia delle Entrate, sostenendo che le somme non erano imponibili.

Vantaggi:

• La società evita rischi fiscali.
• L’amministratore può recuperare il maggior costo fiscale.

Svantaggi:

• La procedura di rimborso è complessa e richiede tempo.
• Potrebbe essere necessario un contenzioso per ottenere il rimborso.

Scenario #4: dichiarazione dei redditi correttiva

In questo scenario, l’impresa tassa i rimborsi alla fonte, ma l’amministratore li esclude dalla base imponibile in sede di dichiarazione dei redditi. Questo approccio può portare a un recupero fiscale da parte dell’amministratore, ma comporta rischi di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Vantaggi:

• La società non corre rischi fiscali.
• L’amministratore può beneficiare di un recupero fiscale.

Svantaggi:

• La dichiarazione incoerente rispetto alla CU (Certificazione Unica) potrebbe portare a un controllo formale.
• L’amministratore rischia di dover affrontare un contenzioso.

Esempio pratico: come gestire i rimborsi?

Immaginiamo un amministratore residente a Milano che si reca ogni settimana nella sede della società a Bologna, sostenendo spese di viaggio e vitto per 300 euro al mese. L’impresa può:

1. Escludere i rimborsi dal reddito imponibile (Scenario 1), con il rischio di contestazioni.
2. Tassare i rimborsi (Scenario 2), trasferendo l’onere fiscale all’amministratore.
3. Tassare i rimborsi e supportare l’amministratore nell’istanza di rimborso (Scenario 3).
4. Tassare i rimborsi e lasciare che l’amministratore li escluda dalla dichiarazione (Scenario 4), accettando il rischio di contenzioso.

La scelta dipenderà da quanto l’impresa e l’amministratore sono disposti a rischiare e dalla complessità amministrativa che sono pronti a gestire.

Come ridurre i rischi

Il trattamento fiscale dei rimborsi spese agli amministratori richiede un’attenta analisi normativa e operativa. La scelta dello scenario più adatto dipende dalla propensione al rischio dell’impresa e dall’eventuale supporto all’amministratore nella gestione fiscale.