Sono il tesoriere di un’associazione di volontariato e mi trovo spesso a dover rimborsare le spese sostenute dai nostri volontari per le attività dell’associazione. Mi chiedo se sia possibile effettuare questi rimborsi in contanti, considerando che i volontari non sono dipendenti dell’associazione. Quali sono le regole da seguire per essere in regola con la normativa vigente?

La questione sollevata tocca un punto importante nella gestione finanziaria delle associazioni di volontariato. Effettivamente, i volontari possono ricevere rimborsi spese in contanti, ma con alcune precise limitazioni. Il principio fondamentale da tenere presente è che i volontari non sono considerati “lavoratori” nel senso stretto del termine, pertanto non sono soggetti al divieto generale di pagamenti in contanti che si applica invece ai rapporti di lavoro dipendente o assimilati. Tuttavia, è fondamentale rispettare il limite di 1.000 euro stabilito dalla normativa antiriciclaggio per i pagamenti in contanti. Questo significa che è possibile rimborsare le spese ai volontari utilizzando denaro contante, a condizione che l’importo del singolo rimborso non superi la soglia di 999,99 euro. È importante sottolineare che questa possibilità riguarda esclusivamente il rimborso di spese effettivamente sostenute e documentate dal volontario per l’attività di volontariato svolta. Non si tratta in alcun modo di un compenso per l’attività prestata, che per definizione deve essere gratuita nel volontariato. Per garantire la massima trasparenza e correttezza nella gestione dei rimborsi, è consigliabile adottare alcune buone pratiche: documentare accuratamente ogni spesa rimborsata, conservando le ricevute o gli scontrini originali; predisporre un modulo di richiesta rimborso che il volontario deve compilare e firmare; tenere un registro dettagliato di tutti i rimborsi effettuati. Inoltre, per importi superiori alla soglia consentita per i contanti o per una gestione più tracciabile, è sempre preferibile utilizzare metodi di pagamento elettronici come bonifici bancari o carte prepagate intestate all’associazione. In conclusione, sebbene sia legalmente possibile effettuare rimborsi in contanti ai volontari entro i limiti descritti, è sempre consigliabile valutare l’adozione di metodi di pagamento più tracciabili per garantire la massima trasparenza nella gestione finanziaria dell’associazione.