La corretta emissione delle fatture elettroniche è fondamentale per la gestione amministrativa di ogni azienda. Tuttavia, non sono rari i casi in cui si possano verificare errori, come ad esempio salti nella sequenza numerica. Ma quali sono le implicazioni di tali errori? E soprattutto, come possono essere gestiti?

Casistica di uno Sbalzo Numerico nelle Fatture Elettroniche

Prendiamo come esempio pratico il caso di un’azienda che, utilizzando il proprio software di fatturazione, emette la fattura numero 298 e successivamente la 300, omettendo involontariamente la fattura 299. Tale errore passa inosservato dal Sistema di Interscambio, che accetta senza contestazioni le fatture 298 e 300. Da un punto di vista formale, ci troviamo di fronte a un errore non sostanziale, ma cosa significa in termini pratici?

Analisi della Situazione

Il Sistema di Interscambio (SdI) non esegue controlli sulla sequenza delle fatture, ma si concentra principalmente sulla duplicazione dei file XML trasmessi e sulla presenza di fatture identiche in termini di numerazione. Questo significa che non è obbligatorio trasmettere le fatture in ordine numerico stretto, a patto che la trasmissione avvenga entro i 12 giorni concessi per la fatturazione immediata.

Nel nostro esempio, se le fatture 298 e 300 sono datate allo stesso modo, è lecito trasmettere prima la fattura 300 e poi la 298 senza che ciò costituisca violazione.

Violazione Sostanziale vs Violazione Formale

Un salto di numerazione è considerato una violazione “meramente formale” quando non influisce sulla determinazione dell’imponibile, dell’imposta o sul pagamento del tributo. Nel caso della fattura 299 mancante, se questa non corrisponde a un’operazione realmente avvenuta, allora non si configura come una violazione sostanziale.

Con la Legge di Bilancio 2023, si è introdotta la possibilità di sanare le violazioni formali commesse fino al 31 ottobre 2022 che non incidono sulla determinazione della base imponibile o sul pagamento dell’IVA e altre imposte. Tuttavia, per gli sbagli come il nostro, non si prevedono sanzioni, in quanto non ostacolano l’attività di controllo dell’amministrazione finanziaria.

Esempi pratici

Esaminiamo alcuni casi pratici per comprendere meglio come gestire situazioni di errore nella numerazione delle fatture elettroniche:

Caso Pratico #1: Omissione Involontaria

Situazione: La Società Alfa emette la fattura n. 101 il 1° marzo e poi, per un errore, emette la fattura n. 103 il 3 marzo, saltando la n. 102.

Azione: La Società Alfa si accorge dell’errore dopo aver trasmesso la fattura n. 103. Non essendoci una transazione corrispondente alla fattura n. 102, l’azienda non deve fare nulla per correggere l’errore in quanto non influisce sulla determinazione dell’imponibile o delle imposte.

Caso Pratico #2: Rettifica di una Fattura

Situazione: La Società Beta emette la fattura n. 204 il 5 aprile. Il giorno seguente si accorge di un errore nell’imponibile e decide di annullare la fattura n. 204 e emetterne una corretta con lo stesso numero.

Azione: La Società Beta annulla la fattura n. 204 emessa e ne invia una nuova con lo stesso numero ma con i dati corretti. Questa operazione è lecita e non causa violazioni, purché la fattura annullata e quella corretta siano debitamente tracciate e documentate.

Caso Pratico #3: Doppia Emissione per lo Stesso Servizio

Situazione: La Società Gamma emette accidentalmente due fatture, n. 150 e n. 151, per lo stesso servizio alla stessa azienda.

Azione: La Società Gamma dovrà annullare una delle due fatture e comunicare al cliente e all’Agenzia delle Entrate l’accaduto. In questo caso, l’errore potrebbe avere implicazioni sostanziali se non corretto prontamente, in quanto si riferisce a una duplicazione di imponibile.

Caso Pratico #4: Salto Numerico e Scoperta Tardiva

Situazione: La Società Delta scopre a fine anno che a febbraio è stata emessa la fattura n. 78 e poi la n. 80, saltando la n. 79. Non ci sono operazioni corrispondenti alla fattura mancante.

Azione: Nonostante la scoperta tardiva, non essendo la fattura n. 79 associata a una transazione effettiva, la Società Delta non è soggetta a sanzioni. Tuttavia, è buona prassi documentare internamente l’errore nel caso di futuri controlli.

Conclusione

Concludendo, la numerazione delle fatture elettroniche è un aspetto critico ma gestibile con attenzione e consapevolezza delle normative vigenti. La tolleranza per errori meramente formali è un aspetto che riduce il carico amministrativo e permette alle aziende di operare con maggiore flessibilità, senza però trascurare la precisione e la correttezza richieste dalla legge.

Domande e Risposte

D: Cosa succede se emetto le fatture fuori sequenza?
R: Emettere fatture fuori sequenza senza omissioni reali di operazioni non costituisce una violazione sostanziale. È considerato un errore meramente formale, il quale non è soggetto a sanzioni.

D: Se ho saltato una numerazione di fattura, come posso correggere l’errore?
R: Se la numerazione saltata non corrisponde a una transazione effettiva, non è richiesta alcuna azione correttiva poiché non si tratta di una violazione sostanziale.

D: Quali sono le tempistiche per la trasmissione delle fatture elettroniche?
R: Per le fatture immediate, è concesso un tempo massimo di 12 giorni dalla data di emissione per la trasmissione al SdI.

D: È obbligatorio emettere le fatture in ordine numerico consecutivo?
R: Non è obbligatorio che le fatture siano trasmesse in ordine numerico consecutivo, purché non ci siano doppie trasmissioni o omissioni di operazioni che dovrebbero essere fatturate.

D: Che cosa sono le violazioni formali?
R: Le violazioni formali sono errori che riguardano gli adempimenti di natura formale, come gli errori di numerazione che non influiscono sulla determinazione dell’imponibile o sul pagamento delle imposte.

D: Se sbaglio e emetto due fatture per lo stesso servizio, cosa devo fare?
R: Dovresti immediatamente annullare una delle due fatture e informare sia il cliente che l’Agenzia delle Entrate dell’errore.

D: Ho scoperto solo a fine anno un errore di numerazione, ci sono problemi?
R: Se l’errore non comporta una duplicazione di operazioni effettuate e non influisce sull’imponibile, non ci sono sanzioni. Tuttavia, annota l’errore per un’eventuale revisione futura.

D: Posso emettere una fattura con lo stesso numero di una precedente annullata?
R: Sì, se la fattura originale è stata annullata correttamente, puoi riutilizzare lo stesso numero per una nuova fattura.

D: Cosa succede se non ho emesso una fattura per una transazione effettiva?
R: In questo caso, dovresti emettere immediatamente la fattura omessa, anche se fuori sequenza, per garantire la corretta documentazione dell’operazione e la regolarità fiscale.