Il 17 marzo 2025 rappresenta un appuntamento fondamentale nel calendario fiscale delle società di capitali: scade infatti il termine per il versamento della tassa annuale di vidimazione dei libri sociali per l’anno in corso. Questo tributo, spesso sottovalutato nella sua importanza strategica, interessa tutte le società di capitali (Spa, Srl e Sapa), incluse quelle consortili, e comporta procedure diverse in base all’anzianità dell’attività societaria.

Chi è soggetto all’obbligo della tassa annuale

La tassa di vidimazione dei libri sociali rappresenta un obbligo fiscale ineludibile per tutte le società di capitali operanti nel territorio italiano. Il novero dei soggetti obbligati comprende le società per azioni (Spa), le società a responsabilità limitata (Srl) e le società in accomandita per azioni (Sapa), incluse quelle a struttura consortile.

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, anche le società in stati particolari sono tenute all’adempimento. In particolare, l’obbligo sussiste per:

• Le società in liquidazione ordinaria, che nonostante il processo di cessazione dell’attività, mantengono gli obblighi di vidimazione dei libri sociali;
• Le società sottoposte a procedure concorsuali (come fallimento, concordato preventivo o liquidazione coatta amministrativa), a condizione che permanga l’obbligo della tenuta dei libri da vidimare secondo le modalità disciplinate dal Codice civile.

Questo ampio spettro di soggetti obbligati evidenzia come il legislatore abbia voluto garantire la regolare tenuta documentale anche nelle fasi critiche della vita societaria, preservando così la trasparenza e la tracciabilità delle attività sociali.

Libri sociali soggetti a vidimazione

L’obbligo di versamento della tassa annuale riguarda specificamente i libri e registri sociali obbligatori definiti dall’articolo 2421 del Codice civile. Questi documenti costituiscono il nucleo essenziale della memoria societaria e sono soggetti all’obbligo di bollatura presso il Registro imprese o tramite l’intervento di un notaio.

In particolare, rientrano in questa categoria:

• Il libro delle obbligazioni, che registra tutte le emissioni obbligazionarie della società;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, che documenta l’attività dell’organo assembleare;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione, fondamentale per tracciare l’operato gestionale;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, che documenta l’attività di controllo interno;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, nei casi in cui tale organo sia presente;
• Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, per le società che hanno emesso prestiti obbligazionari;
• I libri previsti per i nuovi organi societari introdotti da recenti riforme del diritto societario;
• Ogni altro libro o registro per i quali l’obbligo della bollatura è previsto da norme speciali.

È importante sottolineare che la tassa si applica indipendentemente dal numero effettivo di libri utilizzati o dalle pagine effettivamente compilate nell’anno di riferimento. Si tratta quindi di un tributo forfettario correlato all’esistenza stessa della società di capitali e non all’effettivo utilizzo dei documenti vidimati.

Importi dovuti e parametri di calcolo

La determinazione dell’importo dovuto per la tassa di vidimazione segue un criterio dimensionale basato sul capitale sociale o fondo di dotazione della società. Il parametro di riferimento è costituito dall’ammontare risultante al 1° gennaio dell’anno per il quale si effettua il versamento, quindi, per il 2025, la data di riferimento è il 1° gennaio 2025.

Gli importi previsti dalla normativa fiscale sono articolati in due fasce:

• 309,87 euro, per le società con capitale sociale o fondo di dotazione non superiore a 516.456,90 euro;
• 516,46 euro, per le società con capitale sociale o fondo di dotazione superiore a 516.456,90 euro.
• Questa differenziazione riflette il principio di proporzionalità del prelievo fiscale, richiedendo un versamento maggiore alle società di dimensioni più rilevanti.

Un aspetto che merita particolare attenzione riguarda le variazioni di capitale che intervengono dopo la data di riferimento. Qualora una società modifichi l’ammontare del proprio capitale sociale o fondo di dotazione successivamente al 1° gennaio 2025, anche se prima della data di scadenza del versamento (17 marzo 2025), tale variazione non influirà sull’importo dovuto per l’anno in corso. La modifica avrà invece effetto sulla determinazione della tassa dovuta per l’anno successivo (2026).

Questo meccanismo di calcolo differito consente una maggiore certezza nelle previsioni di gettito fiscale e semplifica gli adempimenti per i contribuenti, evitando ricalcoli in corso d’anno.

Modalità di versamento differenziate

Le modalità operative per il versamento della tassa di vidimazione dei libri sociali variano significativamente in base all’anzianità della società, distinguendo tra società di nuova costituzione e società già operanti nell’anno precedente.

Per le società costituite dopo il 1° gennaio 2025, classificate come società nel primo anno di attività, la procedura prevede:

• Il versamento deve essere effettuato prima della presentazione della dichiarazione di inizio attività (Modello AA7/9);
• Il pagamento deve avvenire mediante bollettino di conto corrente postale n. 6007, intestato all’Ufficio delle Entrate – Centro Operativo di Pescara.

Diversamente, per le società già operative al 31 dicembre 2024, che si trovano quindi in un anno di attività successivo al primo, la procedura si articola come segue:

• Il termine ultimo per il versamento è fissato al 17 marzo 2025;
• Il pagamento deve essere effettuato esclusivamente in via telematica mediante il modello F24;
• Nella Sezione “Erario” del modello F24 deve essere indicato il codice tributo “7085 – Tassa annuale vidimazione libri sociali” e come anno di riferimento il 2025;
• Sussiste la possibilità di compensare l’importo dovuto con eventuali crediti fiscali (Ires, Irap o Iva), analogamente a quanto previsto per gli altri versamenti tributari.

Questa differenziazione procedurale risponde all’esigenza di integrare i nuovi soggetti nel sistema fiscale attraverso canali tradizionali, riservando le modalità telematiche più evolute alle società già strutturate.

Trattamento fiscale e considerazioni contabili

Un aspetto vantaggioso della tassa di vidimazione dei libri sociali riguarda il suo trattamento ai fini fiscali. La normativa vigente qualifica questa tassa come un costo integralmente deducibile, sia ai fini dell’Imposta sul Reddito delle Società (Ires) che ai fini dell’Imposta Regionale sulle Attività Produttive (Irap).

Questa piena deducibilità consente alle società di mitigare l’impatto economico dell’adempimento, incorporandolo legittimamente tra i costi fiscalmente riconosciuti che concorrono alla determinazione del reddito imponibile. Dal punto di vista contabile, l’importo andrà rilevato tra i costi per imposte e tasse deducibili.

Esempio pratico di calcolo e versamento

Per comprendere meglio l’applicazione concreta della normativa, consideriamo il caso di una Srl con capitale sociale di 400.000 euro al 1° gennaio 2025, rimasto invariato nel corso dell’anno.

In questo scenario, la società dovrà versare la tassa nella misura di 309,87 euro, in quanto il suo capitale sociale è inferiore alla soglia di 516.456,90 euro. Il versamento dovrà essere effettuato entro il 17 marzo 2025 tramite modello F24, indicando il codice tributo 7085 e l’anno di riferimento 2025.

Ipotizziamo ora che la stessa società deliberi un aumento di capitale a 600.000 euro in data 15 febbraio 2025. Nonostante l’incremento del capitale oltre la soglia discriminante, per l’anno 2025 la società continuerà a versare l’importo di 309,87 euro, poiché ciò che rileva è il capitale esistente al 1° gennaio. La nuova misura del capitale (600.000 euro) comporterà invece, per l’anno 2026, l’applicazione dell’importo maggiorato di 516,46 euro.

Considerazioni per una corretta pianificazione fiscale

La tassa annuale di vidimazione dei libri sociali, pur rappresentando un adempimento tributario di entità relativamente contenuta rispetto ad altre imposte societarie, richiede una pianificazione attenta da parte degli amministratori e dei consulenti fiscali.

In particolare, è opportuno:

• Verificare con precisione l’ammontare del capitale sociale risultante al 1° gennaio dell’anno di riferimento, consultando la documentazione ufficiale depositata presso il Registro delle Imprese;
• Considerare l’impatto di eventuali operazioni straordinarie programmate (aumenti o riduzioni di capitale) sulla determinazione dell’importo dovuto per gli anni successivi;
• Valutare l’opportunità di utilizzo della compensazione in F24 con altri crediti tributari disponibili, ottimizzando così la gestione della liquidità aziendale;
• Rispettare rigorosamente la scadenza del 17 marzo per evitare sanzioni e interessi moratori.

La corretta gestione di questo adempimento si inserisce in un più ampio quadro di compliance fiscale che contribuisce alla regolarità operativa dell’impresa e alla prevenzione di contestazioni da parte dell’Amministrazione Finanziaria.

In sintesi