Con la Legge di Bilancio 2025 vengono introdotte modifiche significative alla deducibilità delle spese di rappresentanza, che riguardano non solo i limiti e i criteri di inerenza, ma anche un nuovo obbligo di tracciabilità dei pagamenti. Queste novità mirano a rafforzare la trasparenza fiscale e a contrastare l’evasione, ma richiedono alle imprese di adeguarsi rapidamente a nuove modalità operative. In questo articolo esploreremo in dettaglio cosa si intende per spese di rappresentanza, quali sono i requisiti per la deducibilità, i limiti applicabili e l’impatto delle nuove disposizioni normative.
Cosa sono le spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza sono quei costi sostenuti dalle imprese per attività volte a promuovere l’immagine aziendale, fidelizzare i clienti e rafforzare i rapporti commerciali. Queste spese non devono essere confuse con altre categorie di costi, come le sponsorizzazioni o la pubblicità, in quanto seguono regole specifiche in termini di deducibilità.
Secondo l’articolo 108, comma 2, del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), le spese di rappresentanza si qualificano come tali se rispondono ai criteri di:
- Inerenza: devono essere correlate all’attività economica dell’impresa.
- Congruità: devono essere proporzionate alla dimensione e al fatturato dell’impresa.
- Tracciabilità (novità 2025): devono essere effettuate esclusivamente tramite strumenti di pagamento tracciabili.
Esempi di spese di rappresentanza includono:
- Eventi aziendali, come inaugurazioni di nuove sedi o presentazioni di prodotti.
- Omaggi ai clienti, come regali natalizi o gadget aziendali.
- Viaggi promozionali, purché finalizzati alla promozione di beni o servizi dell’impresa.
Esempio pratico – Se un’azienda organizza un evento per il lancio di un nuovo prodotto, i costi per l’affitto della sala, il catering e i materiali promozionali possono essere dedotti come spese di rappresentanza, a condizione che siano rispettati i criteri di congruità e che i pagamenti siano tracciabili.
Le novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025
La Legge di Bilancio 2025 ha modificato il regime di deducibilità delle spese di rappresentanza introducendo un obbligo di tracciabilità dei pagamenti. Questo significa che, a partire dal 1° gennaio 2025, le imprese potranno dedurre tali spese solo se effettuate tramite:
- Bonifici bancari o postali,
- Carte di credito o debito,
- Altri strumenti elettronici riconosciuti.
Non saranno più deducibili le spese pagate in contanti, indipendentemente dalla loro inerenza o congruità.
Questa disposizione è stata introdotta per rafforzare la trasparenza nelle operazioni aziendali e per contrastare fenomeni di evasione fiscale.
Limiti di deducibilità
I limiti di deducibilità delle spese di rappresentanza rimangono invariati rispetto alla normativa precedente e sono determinati in base al fatturato dell’impresa. In particolare:
- 1,5% dei ricavi per imprese con un fatturato fino a 10 milioni di euro;
- 0,6% dei ricavi per fatturati compresi tra 10 e 50 milioni di euro;
- 0,4% dei ricavi per fatturati superiori a 50 milioni di euro.
È importante sottolineare che questi limiti si applicano al totale delle spese sostenute e non al singolo costo.
Esempio pratico – Un’azienda con un fatturato di 8 milioni di euro può dedurre spese di rappresentanza fino a un massimo di 120.000 euro (1,5% di 8 milioni). Se l’impresa sostiene spese per 130.000 euro, i 10.000 euro eccedenti non saranno deducibili, anche se rispettano i criteri di tracciabilità e congruità.
Il diverso trattamento fiscale per i professionisti
Un’importante eccezione introdotta dalla normativa riguarda i professionisti, per i quali non è previsto l’obbligo di tracciabilità per la deduzione delle spese di rappresentanza. Questo significa che un professionista può dedurre tali spese anche se sostenute in contanti, purché rispettino i criteri di inerenza e congruità.
La ragione di questa distinzione risiede nella natura stessa dell’attività professionale, dove i rapporti con i clienti e fornitori spesso non richiedono le stesse dinamiche operative e di controllo proprie delle imprese. Tuttavia, i professionisti devono comunque garantire una documentazione adeguata per dimostrare la natura della spesa e la sua correlazione con l’attività svolta.
Esempio pratico – Un avvocato che acquista regali natalizi per i propri clienti e paga in contanti può dedurre tali spese, purché conservi le fatture o ricevute fiscali che attestino l’acquisto. Questo trattamento differisce da quello riservato alle imprese, per le quali lo stesso pagamento in contanti non sarebbe deducibile.
La distinzione tra spese di rappresentanza e sponsorizzazioni
Un aspetto importante da chiarire è la differenza tra spese di rappresentanza e sponsorizzazioni.
- Spese di rappresentanza: rientrano nei limiti sopra indicati e sono finalizzate alla promozione dell’immagine aziendale o al rafforzamento di relazioni commerciali.
- Sponsorizzazioni: sono deducibili al 100% se rispettano i criteri di inerenza e congruità, ma non sono soggette ai limiti percentuali previsti per le spese di rappresentanza.
Esempio pratico – Se un’azienda sponsorizza un evento sportivo con un contributo di 50.000 euro, tale spesa è deducibile interamente, purché sia dimostrata la finalità promozionale legata all’attività aziendale. Tuttavia, se la stessa azienda sostiene spese per un evento aziendale destinato ai propri clienti, quelle spese rientrano nei limiti di deducibilità delle spese di rappresentanza.
Come gestire le novità: consigli pratici
L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità richiede alle imprese di adeguare i propri processi amministrativi per evitare la perdita di importanti vantaggi fiscali. Ecco alcune raccomandazioni:
- Utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per ogni spesa di rappresentanza.
- Conservare la documentazione relativa alla spesa, inclusi i giustificativi di pagamento e le fatture.
- Verificare periodicamente i limiti di deducibilità in base al fatturato aziendale.
Conclusioni
Le modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 rappresentano un passo importante verso una maggiore trasparenza fiscale, ma richiedono alle imprese di prestare maggiore attenzione alla gestione amministrativa. La tracciabilità dei pagamenti non è solo un adempimento formale, ma una condizione essenziale per accedere ai benefici fiscali previsti dalla normativa.
